Personal Assistant to the Director

VIB is an entrepreneurial non-profit research institute encompassing more than 1800 scientists in over 5 universities. VIB has a long-standing and successful history of translating scientific breakthroughs into impactful societal innovations and new innovative biotech companies.

The Center for Microbiology in Leuven consists of 5 research groups that have access to state-of-the-art research and attract talented international scientists worldwide. Our Center is also embedded within the KU Leuven.

The Center for Microbiology is fast growing and therefore we are looking for a motivated personal assistant to the director. In your role, you will join our administrative team and be the right hand of professor Kevin Verstrepen, scientific director at the VIB Center for Microbiology. 

You will be responsible for:

• Coordinate and organize travel of prof. Verstrepen as well as visitors
• Coordinate the organization of meetings and events (seminars, receptions…)
• Maintain, manage and coordinate the calendar, schedule appointments, and meetings
• Maintain and manage e-mails and ensure follow-up of requests
• Prepare and send correspondence
• Manage and coordinate projects and tasks delegated by the director
• Provide administrative support

We are looking for a dynamic personal assistant with excellent organizational and communication skills.

• You have a bachelor's degree (e.g. office management, tourism and leisure, business management/event management, …) or equal experience
• You have a positive and energetic personality
• You have a strong sense of responsibility
• You can handle deadlines
• You are flexible and can deal with unforeseen circumstances
• You are precise, well-organized, structured, and discrete
• You are proactive and a team player

Essential

• You are fluent in Dutch and English, for both written and oral communication
• You have a broad knowledge of the Office package (MS Word, Excel, Powerpoint, Outlook…)

Key personal characteristics 

• You are energetic, upbeat, discrete, and a team player

• Full-time (100%) or part-time (between 60 and 80%) position with an open-ended contract
• Competitive salary, extra-legal benefits, and 32 days of holiday (in a full-time 40-hour position)
• A stimulating and supportive international environment
• A fun young vibrant team to work with
• Job is available immediately, starting date is negotiable
• Our laboratory is located at the KU Leuven Heverlee campus, 3 km from the center of Leuven

Motivated candidates are asked to apply online. Additional requirements:

• Please upload your CV and cover letter
• Please add the contact details of two references

More information: http://www.kuleuven.be/verstrepen .

Do you want to find out more? Contact [email protected]

Our institute greatly values diverse standpoints and promotes an inclusive environment in which everyone is respected. 

VIB is wereldwijd een toonaangevend onderzoeksinstituut in de levenswetenschappen dat meer dan 1800 wetenschappers in meer dan 5 universiteiten tewerkstelt. VIB heeft een lange en succesvolle geschiedenis in het vertalen van wetenschappelijke doorbraken naar impactvolle maatschappelijke innovaties en nieuwe innovatieve biotechbedrijven.

Het Centrum voor Microbiologie in Leuven bestaat uit 5 onderzoeksgroepen die toegang hebben tot state-of-the-art onderzoek en getalenteerde internationale onderzoekers van over de hele wereld aantrekken. Ons centrum is ingebed in KU Leuven.

Het Centrum voor Microbiologie groeit snel en daarom zijn wij op zoek naar een gemotiveerde “personal assistant to the director”. Je versterkt ons administratief team en bent de rechterhand van professor Kevin Verstrepen, wetenschappelijk directeur van het VIB Centrum voor Microbiologie. Je verantwoordelijkheden zijn:

• Coördineren en organiseren van reizen
• Organiseren van vergaderingen en evenementen (seminaries, recepties…)
• Beheren en coördineren van de agenda, plannen van afspraken
• Beheren en opvolgen van e-mails
• Correspondentie voorbereiden en versturen
• Beheren en coördineren van projecten
• Algemene administratieve ondersteuning

Wij zijn op zoek naar een dynamische “personal assistant” met uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden.

• Je hebt een bachelor diploma (vb. organisatie & management, toerisme en recreatiemanagement, …) of gelijkwaardig door ervaring. Starters zijn welkom om te solliciteren.
• Je hebt een positieve en energieke persoonlijkheid
• Je hebt een sterk verantwoordelijksheidsgevoel
• Je kan omgaan met deadlines
• Je bent flexibel en kan omgaan met onvoorziene omstandigheden
• Je bent nauwkeurig, goed georganiseerd, gestructureerd en discreet
• Je bent proactief en een teamspeler

Essentieel

• Je bent vlot in Nederlands en Engels, zowel voor schriftelijke als mondelinge communicatie.
• Je hebt een ruime kennis van het Office pakket (MS Word, Excel, Powerpoint, Outlook…)

Persoonlijkheid

• Je bent energiek, positief, discreet en een teamspeler

• Voltijdse (100%) of deeltijdse (tussen 60% en 80%) functie
• Een competitief salaris, extra legale voordelen en 32 vakantiedagen (in een voltijdse 40-uren werkweek)
• Een stimulerende en ondersteunende internationale omgeving
• Een jong, levendig team
• Positie is onmiddellijk beschikbaar, startdatum is bespreekbaar
• Ons laboratorium bevindt zich op de KU Leuven Heverlee campus, 3 km van het centrum van Leuven

Gemotiveerde kandidaten wordt gevraagd om online te solliciteren. Gelieve uw CV en motivatiebrief toe te voegen.

Verdere informatie: http://www.kuleuven.be/verstrepen .

Bij vragen kan u ons contacteren op [email protected]