Personal Assistant @ Lab of Angiogenesis and Vascular Metabolism

VIB-KU Leuven Center for Cancer Biology (CCB) is one of the research centers of the Flemish Institute for Biotechnology (VIB) located at KU Leuven (Gasthuisberg Campus). Today, 14 research groups are active within the CCB, employing a total of around 250 employees.

The lab of Angiogenesis and Vascular Metabolism consists of about 40 employees, the majority of whom are young top-level scientists. We are looking for a driven and enthusiastic Personal Assistant to provide administrative and organizational support to Professor Carmeliet, who is head of the research group.

You will provide administrative support to the Professor and his team, taking a key position within the daily operation of the lab. To achieve this, you will take on a wide range of administrative tasks, including:

• Flawlessly organize appointments (agenda management), events, seminars and lab meetings
• Providing administrative support in preparing laboratory/departmental documents, grant applications, reporting of research projects and application procedures
• Order processing for the lab, expense reports processing and visa transactions
• Management of the laboratory's website and databases
• Onboarding and offboarding of new colleagues
• Reception of visitors and the organization of the program and the logistics
• Organizing travel/business trips: transport, accommodation, full logistical support
• Monitoring closely the budget collaboration with the staff scientist

• Excellent English speaking and writing skills. Knowledge of Dutch is a great added value
• Professional bachelor (or equivalent experience) with a strong administrative, driven and eager to learn focus
• Minimum 2 - 4 years of experience in a personal assistant role or similar
• You are praised for your accuracy, proactivity, flexibility and customer focus
• You are a multi-tasker, problem solver and you like to work independently & efficiently in a structural manner
• You are stress-resistant, diplomatic and discreet
• You have a proficient knowledge of MS Office (mainly Excel) or are eager to learn
• You have an interest in the scientific and academic world, experience within an academic setting is a big plus

• Full-time or 4/5 employment, to be discussed
• A varied position in a dynamic international scientific environment
• An inspiring setting that encourages growth and personal development

Start date: As soon as possible – Preferably before July

Motivated candidates are asked to apply online. Please include a motivation letter and CV with your application. An initial assessment of the applications will start immediately. Applications are welcome until the position is filled.

For more information regarding this position, please email [email protected] and/or [email protected] . 

Het VIB-KU Leuven Center for Cancer Biology (CCB) is één van de onderzoekscentra van het Vlaams Instituut voor Biotechnologie (VIB) gevestigd aan de KU Leuven (Campus Gasthuisberg).  Vandaag zijn er binnen het CCB 14 onderzoeksgroepen actief met in totaal een tewerkstelling van rond de 250 medewerkers.

Het labo bestaat vandaag uit een 40-tal enthousiaste medewerkers, waarvan de meerderheid bestaat uit jonge top-level wetenschappers. Voor de administratieve en organisatorische ondersteuning van Professor Carmeliet die aan het hoofd staat van de onderzoeksgroep zijn we dringend op zoek naar een gedreven en enthousiaste Personal Assistant.

De succesvolle kandidaat zal zorgen voor administratieve ondersteuning van de Professor en zijn team, waarbij je een sleutelpositie inneemt binnen de dagelijkse werking van het labo. Daarvoor neem je een brede waaier van administratieve taken op je, waaronder:

• Onthaal van nieuwe medewerkers
• Opvolging van het budget in nauwe samenwerking met de stafleden van het labo
• Feilloos organiseren van afspraken (agendabeheer), events, seminars en lab meetings
• Bieden van administratieve ondersteuning (bv. CV up-to-date houden) bij het opstellen van labo/ departementale documenten, beursaanvragen, rapportering van onderzoeksprojecten en sollicitatieprocedures
• Organiseren van de travel/business trips: transport, verblijf, volledige logistieke ondersteuning
• Beheer van de website en databases van het labo
• Ontvangst van bezoekers en de organisatie van de logistiek en het programma
• Correcte orderverwerking voor het labo, alsook verwerking van onkostennota’s en visa transacties.

• Belangrijker dan het diploma is een aantal jaren (2-4 jaar) werkervaring hebben in een gelijkaardige functie binnen een dynamische internationale werkomgeving
• Minimumvereiste is een professionele bachelorsdiploma met een sterke administratieve focus en een gedreven & leergierige starter zijn
• Je spreekt en schrijft vlot Engels. Kennis Nederlands is een grote meerwaarde. 
• Je wordt gewaardeerd voor je nauwkeurigheid, proactiviteit,  flexibiliteit en klantgerichtheid
• Je bent een multitasker, problem solver en pakt de zaken professioneel aan, werkt graag zelfstandig & efficiënt en houdt ook van een open, collegiale samenwerking in teamverband
• Je bent stressbestendig, diplomatisch en discreet
• Je hebt inzicht in cijfers, werkt gestructureerd en hebt een uitgebreide kennis van het hele Office-pakket
• Je hebt bij voorkeur affiniteit met de wetenschappelijke/academische wereld.

• Een voltijdse of 4/5 tewerkstelling, te bespreken.
• Een gevarieerde functie in een uitermate dynamisch internationaal wetenschappelijke omgeving
• Een inspirerende setting die groei en persoonlijke ontwikkeling aanmoedigt.

Startdatum: zo snel als mogelijk.

Gemotiveerde kandidaten worden gevraagd online  te solliciteren. Gelieve een motivatiebrief en CV bij je sollicitatie toe te voegen. Een eerste beoordeling van de kandidaturen zal onmiddellijk starten. Sollicitaties zijn welkom totdat de vacature is ingevuld.
Voor meer informatie m.b.t deze functie kan je mailen naar [email protected]  en/of [email protected]