Directeur Adjoint de l'administration / Associate Director Administration - NYU Paris

NYU is committed to being a welcoming campus community that reflects and enacts the values of inclusion, diversity, belonging, and equity that informs academic excellence. We seek candidates who will not only enhance our commitment but whose experience, competencies, skills, and community engagement efforts contribute to diverse, equitable, inclusive learning and working environments for our students, staff, and faculty.

 

This is a full time position reporting to the Site Director with additional reporting to the Senior Associate Vice President, Global Programs Administration in New York.

 

The role supports the Site Director and the NYU in France senior team on strategic long term planning and oversees all general operations, including finance and budget planning, human resources, IT, facilities, as well as collaborating/overseeing NYU in France emergency response protocols, in partnership with NYU in France senior leadership and colleagues in New York City. 

 

Liaising closely with relevant colleagues at NYU in New York, Shanghai and Abu Dhabi, and at the other global sites and programs, the Associate Director Administration is a member of the NYU in France Senior Management team and may be asked to step in for the Site Director at her/his request.

 

 

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NYU s'engage à être une communauté de campus accueillante qui reflète et met en œuvre les valeurs d'inclusion, de diversité, d'appartenance et d'équité qui sous-tendent l'excellence académique. Les administrateurs de cette organisation doivent contribuer à des environnements d'apprentissage et de travail diversifiés, équitables et inclusifs pour nos étudiants, notre personnel et nos professeurs.

 

Ce poste est à temps plein, relève du directeur du site et du vice-président associé de l'administration du programme mondial à New York.

 

Ce poste est en soutien du directeur du site et de l'équipe dirigeante de NYU en France dans la planification stratégique à long terme et supervise toutes les opérations générales, y compris la planification financière et budgétaire, les ressources humaines, l'informatique, les installations, ainsi que la collaboration et la supervision des protocoles d'intervention d'urgence de NYU en France, en partenariat avec la direction de NYU en France et les collègues de New York.

En liaison étroite avec les collègues concernés de NYU NY,  Shanghai et Abu Dhabi, ainsi qu'avec les autres sites et programmes mondiaux, le directeur adjoint de l'administration est membre de l'équipe de direction de NYU en France et peut être appelé à remplacer le directeur du site à sa demande.

Principal Accountabilities

 

30% General Operations:

• Supervise the day to day business operations of NYU in France and interface with NYU Plus Paris to ensure an orderly, secure, inclusive and enriching environment for the NYU in France community 
• Take responsibility for legal issues affecting NYU in France, including contract approvals and monitoring,including property contracts; liaise closely with the NYU Office of General Counsel, Office of Global Programs
• Act as Authorising Officer for NYU in France as sponsor of Staff visas 
• Oversee NYU in France IT policy and other forms of communication, in cooperation with NYU IT
• Oversee NYU in France relationships with outsourced providers (e.g., guards, property security, IT and cleaning services) in collaboration with NYU Campus Safety, NYU IT and NYU Facilities &  Construction Management 
• Coordinate with NYU’s Insurance Office in NY to ensure appropriate assessments and insurance coverage 
• In conjunction with the Site Director, maintain relations with various local authorities and professionals and alert the Global Programs Office regarding changes in laws or developments likely to affect NYU in France and NYU Plus Paris overall operations 
• Responsible as Privacy Officer for NYU France operations, ensuring compliance with local law and NYU policies and practices relating to data privacy and protection 
• Other duties or projects relevant to this level of position as assigned or anticipated

 

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30% Opérations Générales :

• Superviser les opérations quotidiennes de NYU en France et l’interface avec NYU Plus Paris afin d'assurer un environnement ordonné, sécurisé, inclusif et enrichissant pour la communauté de NYU en France.
• Assurer la responsabilité de la partie juridique affectant NYU en France, y compris l'approbation et le suivi des contrats, y compris immobiliers; travailler en étroite collaboration avec OGC et OGP. 
• Agir en tant qu'agent approbateur pour NYU en France en tant que sponsor des visas du personnel 
• Superviser la politique informatique de NYU en France et les autres formes de communication, en coopération avec NYU IT.
• Superviser les relations de NYU en France avec les fournisseurs externes (ex: les gardiens, la sécurité, IT et les services de nettoyage) en collaboration avec NYU Campus Safety, NYU IT et NYU Facilities &  Construction Management. 
• Coordonner avec NYU Insurance Office pour garantir des évaluations et une couverture d'assurance appropriées. 
• En collaboration avec le directeur du site, maintenir les relations avec les autorités locales et les professionnels et alerter OGP sur les changements de lois ou les développements susceptibles d'affecter les opérations globales de NYU en France et NYU Plus Paris.
• Assurer la responsabilité de la protection de la vie privée pour les opérations de NYU en France, en veillant au respect de la législation locale et des politiques et pratiques de NYU en matière de confidentialité et de protection des données (RGPD)
• Autres missions et projets assignés ou anticipés pour ce poste.

 

30% Finance

 

• Supervise the Finance & Operations Manager and her/his team in preparing and timely submitting annual budget proposals, variance reports, and other financial reporting as required; routinely monitor supplier payments and accounting processes; be proactive in ensuring NYU in France  and NYU Plus Paris operate within their budgets, implementing and developing cost control measures as prudent and appropriate. 
• Analysis of financial reports in accordance with French and American standards.
• Contribute to the preparation of the annual budgets in coordination with the Site Director and the New York departments
• Ensure strategic planning in collaboration with KPMG and the administrative and fiscal management in New York.
• Liaise with KPMG on audits and financial statements.
• Oversee the financial operations of NYU in France and NYU Plus Paris, including accounts management, payroll, payments, auditing, and local liabilities; approve submissions of financial reports and expenses; signatory authority for NYU in France and NYU Plus Paris bank accounts; liaise closely with colleagues in NYU Global Programs Office; NYU Finance Operations & Treasury, and review and approve expenditures (e.g. PCard payments and usage) 
• Coordinate with NYU Global Tax & Payroll and other key teams as needed to ensure compliance operations 
• Liaise closely with NYU in France auditors and appropriate colleagues in New York to ensure the timely and accurate submission of various reports.
• Prepare analysis and reports as needed

 

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30% Finance

 

• Superviser le responsable des finances et des opérations et son équipe dans la préparation et la soumission en temps voulu des propositions de budget annuel, des rapports sur les écarts et des autres rapports financiers requis ; contrôler régulièrement les paiements des fournisseurs et les processus comptables ; être proactif en veillant à ce que NYU en France et NYU Plus Paris fonctionnent dans les limites de ses budgets, en mettant en œuvre et en développant des mesures de contrôle des coûts si nécessaire. 
• Analyse des rapports financiers (projet également) conformément aux normes françaises et américaines.
• Contribuer à la préparation des budgets annuels en coordination avec le directeur du site et les départements de New York.
• Assurer la planification stratégique en collaboration avec KPMG et le département administratif et fiscal de New York.
• Assurer la liaison avec KPMG pour les audits et les états financiers.
• Superviser les opérations financières de NYU en France et NYU Plus Paris, y compris la gestion des comptes, la paie, les paiements, l'audit et les responsabilités locales ; approuver les soumissions de rapports financiers et de dépenses ; signer les comptes bancaires de NYU en France et de NYU Plus Paris ; assurer une liaison étroite avec les collègues de OGP ; NYU Finance Operations & Treasury, et examiner et approuver les dépenses (ex:l'utilisation de la PCard y compris les paiements). 
• Assurer la coordination avec NYU Global Tax & Payroll et d'autres équipes, le cas échéant, afin de garantir la conformité des opérations. 
• Assurer une liaison étroite avec les auditeurs de NYU en France et les collègues concernés à New York afin de garantir la soumission en temps voulu et avec précision de divers rapports
• Préparer des analyses et des rapports selon les besoins.

 

10% Strategic Management 

 

• Support and collaborate with the Site Director and appropriate NYU in France and OGP colleagues to plan, create, review and implement policies, procedures and short and long term strategic planning for NYU in France. Evaluate enrollment trends and identity needed resources for future operations,particularly in terms of residential housing.
• Collaborate with colleagues across the University with regard to goals and initiatives of the University, Global Programs, or portal- focused staff at NYU in France
• Substitute for the Site Director on relevant business matters at her/his request or when they may otherwise be unable to perform duties 
• Prepare an annual report of operations

 

 

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10% Gestion stratégique 

 

• Soutenir et collaborer avec le directeur du site et les collègues appropriés de NYU en France et OGP pour planifier, créer, réviser et mettre en œuvre des politiques, des procédures et une planification stratégique à court et à long terme pour NYU en France. Évaluer les tendances d’admissions et identifier les ressources nécessaires pour les opérations futures, notamment en termes résidentiels.
• Collaborer avec les collègues de l'université en ce qui concerne les objectifs et les initiatives de l'université, des programmes mondiaux ou du personnel axés sur le portail NYU en France.
• Remplacer le directeur du site sur des questions liées à l'activité du site à sa demande ou lorsqu'il n'est pas en mesure d'exercer ses fonctions. 
• Préparer un rapport d'activité annuel.

 

 

 

20% Human Resources 

• Collaborate with Global HR Business Partner, HR Manager and leadership in NY as needed on HR processes, procedures and management across NYU in France, including employee relations matters 
• Supervise the HR and Administrative Coordinator
• Ensure employee documentation (contracts, handbooks, …) is maintained and compliant with the France legislation; and distributed to new employees and lecturers upon hiring. 
• Implement the NYU annual performance appraisal system for NYU in France staff 
• Supervise the Time Management and on-boarding system (currently PeopleSync) for all staff; act as final approver on time off requests.
• Liaise with and support the work of the Assistant Director for Academic Affairs, Student Life and the Clinical Psychologist/Global Wellness Counselor and  staff in NYU in France
• Approve all staff recruitment in collaboration with the Site Director, the Global Programs Office and NYU Human Resources, ensuring appropriate hiring practices and on- and off-boarding practices are in place
• Coordination of immigration procedures for foreign employees.
• Supervise the provision of employee benefits

 

 

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20% Ressources Humaines 

 

• Collaborer avec le/la partenaire RH mondial, le/la responsable RH et la direction de NY sur les processus RH, les procédures et la gestion à travers NYU en France, y compris les questions relatives aux relations sociales
• Superviser la coordinatrice RH et Administrative
• S'assurer que la documentation des employés (contrats, règlement intérieur, etc.) soit à jour et conforme à la législation française ; et qu'il soit distribué aux nouveaux employés et professeurs lors de leur embauche. 
• Mettre en œuvre les évaluations annuelles de performances pour le personnel de NYU en France. 
• Superviser la gestion du temps et le système d'accueil des nouveaux arrivants (PeopleSync) pour l'ensemble du personnel ; agir en tant qu'approbateur final pour les demandes de congés. 
• Assurer la liaison et soutenir le travail du directeur adjoint des affaires académiques, de la vie étudiante, du psychologue clinicien et du conseiller en bien-être, ainsi que du personnel de NYU en France 
• Participer aux recrutements de l'ensemble du personnel en collaboration avec le directeur du site, OGP et les ressources humaines de NYU, en veillant à ce que des pratiques d'embauche et d'intégration appropriées soient mises en place
• Coordonner les procédures d'immigration pour les employés étrangers.
• Superviser les avantages sociaux des employés

 

 

10% Facilities & Space Planning: 

• Provide oversight in all respects, including facilities management, staffing, wellness and security 
• Act as local liaison with NYU in France landlords under supervision by the Site Director and in support of the NYU in France leadership team, develop and maintain a space planning strategy including classroom assignments, and residential needs, 
• Collaborate with NYU NY in searching and securing short term space including for classroom, event space, residential, etc. 
• Supervise the GRI Coordinator ; Oversee the facility maintenance, including maintaining an appropriate renewal and replacement program for furniture and equipment. Coordinate the selection of facilities vendors (housekeeping services, contractors and service providers,..) in accordance with NYU Procurement standards. 

 

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10% Espace et aménagement : 

 

• Assurer la supervision à tous les égards, y compris la gestion des espaces et des installations, la dotation en personnel, le bien-être et la sécurité. 
• Assurer la liaison avec les propriétaires de NYU en France sous la supervision du directeur du site et en soutien à l'équipe de gestion de NYU en France, élaborer et maintenir une stratégie de planification de l'espace, y compris l'affectation des salles de classe et les besoins résidentiels,
• Collaborer avec NYU NY dans la recherche et l'obtention d'espaces à court terme, y compris pour les salles de classe, les événements, les résidences, etc. 
• Superviser le/la coordinateur/rice GRI ; superviser l'entretien des espaces, y compris le maintien d'un programme approprié de renouvellement et de remplacement du mobilier et des équipements. Coordonner la sélection des fournisseurs de services (services de conciergerie, entrepreneurs et prestataires de services, ...) conformément aux normes d'approvisionnement de NYU.

Required Education 

Bachelor’s degree 

Required Experience 

10 years of progressive experience, preferably in an American Higher Education institution 

Required Knowledge, Skills, and Abilities 

Ability to manage and support others in managing a diverse team of administrators across a variety of disciplines including part-and full-time lecturers, work in a collaborative environment, exhibit strong leadership skills, strong communication, negotiation and presentation skills.

 

Preferred Education

Master’s degree or higher preferable in business, or education administration 

Preferred Experience, Skills and Abilities 

Leading Self - Set a positive example, be honest and trustworthy, exhibit humility. 

Leading Others - Inspire commitment, encourage and support collaboration and teamwork, provide feedback and positive reinforcement to employees, provide development opportunities. 

Leading Results - Help others achieve success, provide direction. 

Leading Thinking - Provide vision, promote and ensure alignment with school/unit and NYU’s goals and values. 

Build and maintain inclusive and productive work relationships, collaborate with others to achieve common goals, listen and communicate in a way that respects and supports others. Flexible, open-minded and collaborative. 

Value the diverse backgrounds and perspectives of others. Seek and value the contribution of others and use their input to guide actions and decisions. Be a cooperative team player. 

Understand the impact of decisions on stakeholders and include change management planning as needed. 

Experience: working with Excel and Google Suite. Ability to understand and work with financial systems and statements. Can understand the big picture from a revenue and expense perspective. 

 

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Formation requise 

Bachelor ou diplôme supérieur 

Expérience requise 

10 ans d'expérience progressive, de préférence dans un établissement d'enseignement supérieur américain

Connaissances, compétences et aptitudes requises 

Capacité à gérer et à aider d'autres personnes à gérer une équipe diversifiée d'administrateurs dans différentes disciplines, y compris des professeurs à temps partiel et à temps plein, à travailler dans un environnement collaboratif, à faire preuve de compétences en matière de leadership, de communication

Formation souhaitée 

Master ou diplôme supérieur, de préférence en administration des affaires ou de l'éducation. 

Expérience, compétences et aptitudes souhaitées 

Savoir s'auto-manager - Donner un exemple positif, être honnête et digne de confiance, faire preuve d'humilité. 

Savoir manager - Inspirer l'engagement, encourager et soutenir la collaboration et le travail d'équipe, fournir un retour d'information et un renforcement positif aux employés, offrir des possibilités de développement. 

Résultats de premier plan - Aider les autres à réussir, donner des orientations. 

Animer la réflexion - Fournir une vision, promouvoir et assurer l'alignement sur les objectifs et les valeurs de l'école/unité et de l'université de New York.

Établir et maintenir des relations de travail inclusives et productives, collaborer avec les autres pour atteindre des objectifs communs, écouter et communiquer d'une manière qui respecte et soutient les autres. Faire preuve de souplesse, d'ouverture d'esprit et de collaboration. 

Valoriser la diversité des points de vue, rechercher et apprécier la contribution des autres et utiliser leur apport pour guider les actions et les décisions. Faire preuve d'esprit d'équipe et de coopération. 

Comprendre l'impact des décisions sur les parties prenantes et inclure la planification de la gestion du changement si nécessaire. 

Expérience de travail:  Excel et Google Suite. Capacité à comprendre et à travailler avec des systèmes et des états financiers. Capacité à comprendre la situation dans son ensemble, du point de vue des recettes et des dépenses.

Veuillez consulter les politiques de traitement des données de NYU basées sur le nouveau Règlement général sur la protection des données (RGPD) que vous pouvez trouver ici : www.nyu.edu/it/gdpr/prospective-employee.

Les candidats doivent avoir les autorisations administratives à travailler et vivre en France avant leur nomination.
NYU France ne prend pas en charge les frais de déménagement.
NYU France est un employeur garantissant l'égalité des chances et engagé en faveur de l'équité, de la diversité et de l'inclusion sociale.
NYU vise à être parmi les campus urbains les plus verts du pays et neutre en carbone d'ici 2040. En savoir plus sur nyu.edu/nyugreen.
EOE/AA/Minorités/Femmes/Vétérinaire/Personnes handicapées/Orientation sexuelle/Identité de genre

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Please consult NYU’s data processing policies based on the new General Data Protection Regulations (GDPR) that can be found here: www.nyu.edu/it/gdpr/prospective-employee .

Candidates must have the unrestricted right to work and live in Paris prior to appointment.

NYU France does not provide relocation packages.

NYU France is an equal opportunity employer committed to equity, diversity and social inclusion.

NYU aims to be among the greenest urban campuses in the country and carbon neutral by 2040. Learn more at nyu.edu/nyugreen.

EOE/AA/Minorities/Females/Vet/Disabled/Sexual Orientation/Gender Identity 

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