Coordonnateur/trice de la vie en résidence (CVR) / Residential Life Coordinator - NYU Paris

Le/la coordonnateur/trice de la vie en résidence est un poste à temps plein au sein du Département de la vie étudiante de NYU Paris (NYUP). Relevant de la directrice adjointe de la vie étudiante, et travaillant en partenariat avec d'autres membres de l'équipe de vie étudiante, le/la CVR à la charge du logement (résidences, séjours chez l’habitant) et la vie en résidences à NYUP. Le/La CVR prend en charge tous les aspects de l'expérience résidentielle étudiante, de la pré-arrivée au départ et s’assure du bien-être des élèves en coordination avec la Psychologue de NYUP. Le/La CVR supervise et coordonne tous les aspects des programmes et services pour les installations résidentielles de NYU Paris (développement communautaire et responsabilités administratives telles que la sélection des chambres, la sélection des Peer Mentors / des Assistants de résidence, les changements de chambre et la transition entre chaque semestre). Le/La CVR apporte son aide dans les situations de crise, notamment en évaluant la nature des problèmes et en participant à leur résolution, il/elle mène des enquêtes sur des violations présumées des politiques universitaires et de résidence, il/elle conseille les étudiants et collabore avec le personnel de NYU Paris pour créer une communauté vivante et apprenante. Il/elle contribue à enrichir l'expérience universitaire des étudiants, à élaborer et mettre en œuvre des programmes et des initiatives communautaires d'apprentissage en résidence. Le/La CVR passera une partie de ses heures de travail dans les résidences. Le/La CVR pourra accomplir d'autres tâches assignées par la directrice adjointe de la vie étudiante ou exigées par le directeur de NYUP.

 

NYU is committed to being a welcoming campus community that reflects and enacts the values of inclusion, diversity, belonging, and equity that informs academic excellence. We seek candidates who will not only enhance our commitment but whose experience, competencies, skills, and community engagement efforts contribute to diverse, equitable, inclusive learning and working environments for our students, staff, and faculty.

 

The Residence Life Coordinator (RLC) is an in-person full-time position within NYU Paris’ Student Life Department. Reporting to the Assistant Director of Student Life, and working in partnership with other members of the Student Life team, the RLC has primary responsibilities for Housing (residences and homestays) and Residential Life at NYUP. The RLC supports all aspects of the student residential experience from pre-arrival through departure and monitors students’ well-being in coordination with ADSL and NYU P’s Wellness Counselor. The RLC supervises and coordinates all aspects of the programs and services for the NYU Paris residential facilities (administrative responsibilities such as room assignments as well as housing orientations, community development, PMs/RAs supervision, room changes, and semester transition). The RLC provides and coordinates crisis intervention to residents, including assessing the nature of problems and resolving or referring for resolution, conducting investigations of alleged violations of University and residence policies, advising students and collaborating with NYU Paris staff to create a living and learning community to enrich students’ University experience, developing and implementing residential learning community programs and initiatives. The RLC will spend part of their work hours in the housing facilities to maintain relationships with local residential life staff. The RLC completes other duties as assigned by the ADSL or required by the Director of NYUP.

 

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Logement et Vie en résidence étudiante (70%):
Attribuer aux étudiants des logements dans des résidences universitaires ou des séjours chez l’habitant à chaque semestre et pour chaque programme court (actuellement entre 250 à 360 étudiants par semestre)
Utiliser la base de données de logement StarRez (personnalisée pour NYU) pour effectuer des affectations de logement, entrer, mettre à jour, partager des informations de logement et de facturation en temps opportun, conformément aux instructions de NYU Global
S’assurer que toutes les chambres des étudiants dans toutes les résidences et chez l'habitant sont propres et en parfait état de fonctionnement au début de chaque programme.
S’assurer que les normes de sécurité sont respectées dans les résidences universitaires et pour les séjours chez l’habitant. Signaler les problèmes de sécurité à sa hiérarchie
Effectuer des visites pré-arrivée dans les résidences (en particulier les nouvelles résidences) pour rencontrer le personnel afin de vérifier la mise en œuvre des mesures de sécurité (par exemple, bloqueurs de fenêtres, sécurité sur place, etc.), effectuer l'inventaire de NYU Paris (par exemple, kits de cuisine)
Rencontrer les Assistants de Résidence sur place et les former à la gestion des stocks
Sous la supervision de la Directrice Adjointe de la Vie Etudiante et, en coopération avec les partenaires gestionnaires des résidences, créer, réviser et mettre en œuvre des règles, des politiques et des procédures pour la vie résidentielle
Superviser la résolution des problèmes de logement de bout en bout. Rencontrer les étudiants pour écouter les plaintes, recueillir des informations et les informer de leur résolution. Collaborer avec le personnel local pour travailler sur les améliorations.
Sous la supervision de la directrice adjointe de la vie étudiante, recruter, former et superviser environ 6 Assistants de Résidence (étudiants internationaux locaux) et environ 8 Peer Mentors par année académique et session d'été
Gérer le parc de logements de NYU Paris afin qu'il réponde à la variabilité des besoins en inscription pour chaque semestre ou programme. Signaler toute variation de quantité et de qualité à sa hiérarchie en temps opportun et formuler des recommandations pour répondre aux préoccupations.
Trouver des lits supplémentaires dans les résidences universitaires ou les familles d'accueil selon les besoins. Visiter les résidences nouvellement identifiées et coordonner le processus d’examen des chambres.

 

Housing, Residence Life & Resident Life Staff(70%):

Assign students housing in residence halls and homestays for each semester and shorter programs (currently 250 - 360 students per semester);
Utilize StarRez housing database (customized for NYU) to make housing assignments, input, update, share housing and billing information in a timely manner according to NYU Global instructions;
Ensure that all student rooms in all residence halls and homestays are clean and in full working order at the beginning of each program start date.
Ensure that security standards are met in NYU Paris residence halls and homestays. Report any security concerns to ADSL;
Conduct pre-arrival visits to residence halls (particularly new residence halls) to meet with staff to check on implementation of security measures (eg.window blockers, security on site, etc.), review of NYU Paris inventory (eg. kitchen kits);
Meet with on-site RAs and train them in inventory management;
Under the supervision of the ADSL and in cooperation with third party housing providers, create, review, and implement rules, policies, and procedures for residential living;
Coordinate with third party housing providers and monitor the operations of the residence halls
Oversee end-to-end resolution of housing problems. Meet with students to listen to complaints, collect information and inform them of resolution. Coordinate with local staff to work on improvements.
Recruit, train, and supervise (on average) 6 Resident Assistants (local international students) and 8 Peer Mentors per academic year and summer session under supervision of ADSL;
Manage NYU Paris housing pool so it adequately meets needs of varying enrolment for each semester or program. Report any variance in quantity and quality to ADSL in due time and make recommendations to address concerns;
Find additional beds as needed in residence halls or homestays. Visit newly identified residence halls and coordinate the property review process.

 

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Séjours chez l’habitant/famille d’accueil (10%):
Coordonner avec l'agence d'accueil la recherche d’environ 20 familles d'accueil pour les semestres d'automne et de printemps
Gérer les formulaires de demandes de logement chez l'habitant et partager les informations de placement avec l'agence d'accueil
Répondre aux plaintes des étudiants et assurer la liaison avec l'agence d'accueil sur leurs résolutions et les réaffectations possibles si nécessaire.

NYU Paris-vetted homestays (10%):

Coordinate with third party homestay agency on the occupation of approximately 20 homestays during the Fall and Spring semesters;
Manage homestay housing application form and share placement information with homestay agency;
Respond to student complaints and liaise with the homestay agency on resolutions and possible re-assignments if needed.

 

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Vie étudiante (15%):
Participer, avec sa hiérarchie à NYU Paris et avec OGP à New York, au développement et la mise en œuvre des sessions d’orientations à la vie résidentielle pour tous les programmes accueillis
Accueillir les étudiants le jour de l'arrivée. Organiser des séances d'orientation sur le logement dans les résidences universitaires et/ou au centre académique

Collaborer avec des collègues de NYU Paris pour coordonner les arrivées et les départs des étudiants, y compris les sessions d’orientation (ex : s'assurer que le matériel est prêt, diriger des séances d'orientation dans toutes les résidences).
Répondre et/ou orienter les étudiants vers les ressources disponibles concernant le soutien en matière de santé et de bien-être. Planifier des réunions ou aider les étudiants qui se présentent et ont besoin de soutien en écoutant leurs préoccupations, en les réconfortant, en aidant à la prise de rendez-vous chez le médecin et en les accompagnant si nécessaire.

Student Life (15%):

Participate with NYU Paris teams s and with OGP in NY in developing and implementing Residential Life orientations for all programs as needed;
Welcome students on arrival day. Run housing orientation sessions for all incoming groups in residence halls and/or in the academic center;
Collaborate with colleagues from NYU Paris to coordinate student arrivals and departures, including leading housing orientation and organization (i.e., make sure materials are ready, lead orientation sessions in all residence halls, etc
Respond and/or direct students to available resources concerning health and wellness support. Schedule meetings or assist students who drop-in and need support by listening to their concerns, comforting them, assisting with doctor appointments, accompanying students to doctors if needed.
Report student conduct incidents in the Advocate reporting system and facilitate conduct meetings with students.

 

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Communiquer sur les procédures et les événements de la vie étudiante (5%):
Contribuer au contenu à la newsletter électronique hebdomadaire (ou autre média) à destination des étudiants et du personnel
Assurer la liaison avec le Office of Global Programs (OGP) et le Coordonnateur des Communications pour revoir et mettre à jour les documents sur la vie en résidence. Mettre à jour les informations sur le site intranet
Aider à la production de contenus pour promouvoir les résidences étudiantes et aider à la création de vidéos et de manuels d’instruction pour préparer l’arrivée
Collaborer avec le Coordinateur de la Communication pour créer des contenus de promotion des résidences universitaires et créer des vidéos et des manuels d'instruction pré-arrivée

 

Communicating about Student Life procedures and events (5%):
Contribute content to electronic weekly newsletter (or other media) for students and staff;
Liaise with the Office of Global Programs/Communication Coordinator to review and update Residential Life materials;
Regularly update housing pages of the internal site Bonjour;
Coordinate with Communication Coordinator on production of content to promote residence halls and create pre-arrival videos and instructional manuals;
Communication via Student Life department e-mail alias: [email protected]

 

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Autre:
Accompagner les voyages extrascolaires et activités au besoin
Autres tâches assignées
Participer à la rotation de la ligne d'urgence

Other:
Chaperone extracurricular excursions and activities as needed;
Other duties as assigned;
Participate in the emergency phone rotation.

Formation requise:
Licence ou Master ou diplôme équivalent en Hôtellerie et Management ou Éducation internationale
Compétences requises:
Bilingue français / anglais (TOEIC 900 et plus, CERC C1)
Excellente connaissance de Paris et de l'administration française
Excellente connaissance du Pack Office et de la Suite Google. Volontaire pour apprendre différents systèmes et applications
Forte capacité d'organisation et souci du détail
Capacité à travailler sur plusieurs dossiers simultanément et à prioriser les tâches
Excellentes compétences en communication interpersonnelle et à l’aise dans la communication avec un public étudiant
Excellentes compétences en communication écrite et orale
Capacité à travailler positivement avec diverses personnalités
Expérience souhaitée:
Trois ans d'expérience dans le domaine de l'éducation internationale et de préférence dans l’éducation supérieure
Connaissance du système éducatif américain ou du système de mobilité étudiante américain
Expérience dans un environnement de travail à fréquentes interactions avec du public

 

Autres informations:
Avoir l’autorisation de travailler en France
Contrat à durée indéterminée
Temps plein, 39h par semaine.
Ce travail nécessite de la flexibilité car il implique de travailler après les heures de travail traditionnelles, y compris certains soirs, week-ends ou en astreinte
RTT, tickets restaurant, mutuelle

 

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Required Education:

BA or Master’s Degree or equivalent degree in Hospitality and Management or International Education

 

Required Knowledge, Skills & Abilities:
Bilingual in French and English (TOEIC 900 or more, CEFR C1)
Excellent knowledge of Paris, French culture and French administration
Excellent knowledge Google Suite and MS Office applications and ready to learn different systems and applications
Strong organizational ability and attention to details
A strong administrator with the ability to multitask and prioritize workload
Excellent interpersonal and communications skills and comfort working with students

 

Preferred Experience, Skills and Abilities:

Knowledge and experience of working within an educational organization, especially at higher education level
Some knowledge and understanding of US Study Abroad or US Higher Education
A demonstrated commitment to promoting a diverse and welcoming environment, as evidenced by prior successful and innovative measures
Experience of working in a busy, front-facing office environment

 

Other information:
Eligible to work in France
Permanent contract
Full time job : 39hours/ week with “RTT”
This job requires flexibility as it involves working after traditional business hours, including working some evenings, weekends, staggered works, and on an “on call” basis.
Health insurance, luncheon voucher

Veuillez consulter les politiques de traitement des données de NYU basées sur le nouveau Règlement général sur la protection des données (RGPD) que vous pouvez trouver ici : www.nyu.edu/it/gdpr/prospective-employee.

Les candidats doivent avoir les autorisations administratives à travailler et vivre en France avant leur nomination.
NYU France ne prend pas en charge les frais de déménagement.
NYU France est un employeur garantissant l'égalité des chances et engagé en faveur de l'équité, de la diversité et de l'inclusion sociale.
NYU vise à être parmi les campus urbains les plus verts du pays et neutre en carbone d'ici 2040. En savoir plus sur nyu.edu/nyugreen.
EOE/AA/Minorités/Femmes/Vétérinaire/Personnes handicapées/Orientation sexuelle/Identité de genre

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Please consult NYU’s data processing policies based on the new General Data Protection Regulations (GDPR) that can be found here: www.nyu.edu/it/gdpr/prospective-employee .

Candidates must have the unrestricted right to work and live in Paris prior to appointment.

NYU France does not provide relocation packages.

NYU France is an equal opportunity employer committed to equity, diversity and social inclusion.

NYU aims to be among the greenest urban campuses in the country and carbon neutral by 2040. Learn more at nyu.edu/nyugreen.

EOE/AA/Minorities/Females/Vet/Disabled/Sexual Orientation/Gender Identity 

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