Assistant Administratif et Financier / Finance & Operations Assistant- NYU PARIS

NYU s'engage à être une communauté de campus accueillante qui reflète et met en œuvre les valeurs d'inclusion, de diversité, d'appartenance et d'équité qui sous-tendent l'excellence académique. Les administrateurs de cette organisation doivent contribuer à des environnements d'apprentissage et de travail diversifiés, équitables et inclusifs pour nos étudiants, notre personnel et nos professeurs.

Pour l'antenne française de New York University, sous la responsabilité du Manager, Finance et administration vous assurerez les missions de tenue de la comptabilité générale et analytique de la structure, les missions de support à l'établissement de la paie, aux refacturations internes et au suivi budgétaire.

 

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NYU is committed to being a welcoming campus community that reflects and enacts the values of inclusion, diversity, belonging, and equity that informs academic excellence. We seek candidates who will not only enhance our commitment but whose experience, competencies, skills, and community engagement efforts contribute to diverse, equitable, inclusive learning and working environments for our students, staff, and faculty.

 

This is a full time position at NYU in France reporting to the Manager, Finance and Administration, you will be responsible for keeping the general and analytical accounts for the structure, supporting the preparation of payrolls, internal re-invoicing and budget monitoring.

 

Principales responsabilités

 

 

50% Comptabilité 

• Contrôle des factures et des notes de frais ;
• Saisie des entrées comptables dans les systèmes français (CEGID LOOP) et américain FAME ;
• Préparation des cycles de paiements hebdomadaires ;
• Rapprochements bancaires ;
• Préparation des fichiers de saisie analytique (paie et caisse) dans l’outil comptable américain ;
• Suivi de la caisse (peu de mouvements) et optimisation de sa gestion ;
• Suivi de la relation comptable avec les fournisseurs

 

30% Paie

• Assister le Manager, Finance & Operations dans la préparation de la paie mensuelle ;
• Assister le Manager, Finance & Operations dans le contrôle de la paie mensuelle.

 

15% Budget

• Assister le Manager, Finance & Operations dans la préparation des analyses budgétaires.

 

5% Facturation 

• Préparation des factures clients relatives aux événements tiers (colloques, conférence, locations d’éspaces) ;
• Préparation des factures internes pour les sessions de janvier, les sessions d’été et les refacturations inter-départements).

 

Autre service support (selon les besoins)

• Aide ponctuelle pour la réservation des visites et de la programmation culturelle ;

 

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Principal Accountabilities

 

50% Accounting

• Control of invoices and expense bills;
• Record of entries in both systems, CEGIG LOOP and FAME;
• Prepare control groups for payment once per week;
• Monthly bank reconciliations;
• Prepare JEMS entries for payroll and petty cash operations;
• Organize petty cash to maintain it at the lowest possible level;
• Follow up with the suppliers on the payments of invoices.

 

30% Payroll

 

• Assist the Manager, Finance and Operations to prepare monthly payroll;
• Assist the Manager, Finance and Operations to control the payroll.

 

15% Budget

• Assist the Manager, Finance and Operations to prepare ad hoc budget analysis.

 

5% Invoicing

• Prepare invoices to 3rd parties for colloquium, events, room rentals;
• Prepare internal invoices for summer programs, J-Terms and other internal cross charges.

Other support service (according to needs)

• Punctual help for programming bookings and event organization;

 

 

Formation requise
Diplôme d’étude minimum Bac + 2 ans spécialisé dans les métiers de la comptabilité ou de la gestion d’entreprise.

Expérience requise

Le poste est ouvert aux jeunes diplômés.

Une formation professionnelle ou technologique ainsi qu’une première expérience professionnelle de 2 à 3 ans constituent des avantages.

Expérience de travail:  Excel et Google Suite. Capacité à comprendre et à travailler avec des systèmes et des états financiers. Capacité à comprendre la situation dans son ensemble, du point de vue des recettes et des dépenses.

 

Connaissances, compétences et aptitudes requises

 

• Compatibilité générale française : Comptabilité d’engagement et comptabilité de trésorerie ;
• Principes de TVA française ;
• Notions de paie.
• La maitrise d’Excel (TCD, formules complexes) est indispensable ;
• Une expérience de CEGID Loop et d’un ERP est un plus.
• Esprit d’analyse, curiosité et sens critique ;
• Compréhension écrite et orale de l’anglais (niveau B2).

 

Un test de comptabilité incluant l’utilisation d’Excel sera proposé à tous les candidats reçus en entretien.

 

Formation souhaitée

Diplôme en comptabilité (BTS, DUT, DCG).

 

Expérience, compétences et aptitudes souhaitées

Une première expérience de 2 à 3 ans dans un cabinet comptable serait un plus.

 

 

Veuillez adressez votre candidature (CV+ Lettre de motivation) à nyu.paris.recruitment@nyu.edu

 

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Required Education

Minimum 2-year degree in accounting or business management.

 

Required Experience

The position is open to recent graduates.

A technological education background and a first professional experience of 2 to 3 years are an advantage.
Experience: working with Excel and Google Suite. Ability to understand and work with financial systems and statements. Can understand the big picture from a revenue and expense perspective.

 

Required Knowledge, Skills, and Abilities

• French accounting: Accruals accounting and cash-based accounting;
• French VAT methodology;
• French Payroll methods.
• Skills in Excel (pivot tables, complex formulas) are crucial;
• Experiences of CEGID Loop and ERP are an asset.
• Analytical mind, curiosity and critical thinking skills;
• Written and spoken understanding of english (level B2).

 

An accounting test including the use of Excel will be proposed to all candidates interviewed.

 

Preferred Education 

Diploma in accounting (BTS, DUT, DCG)

 

Preferred Experience, Skills and Abilities

 

An initial experience of 2 to 3 years in an accounting cabinet.

 

Please send your application (CV + cover letter) to nyu.paris.recruitment@nyu.edu

Veuillez consulter les politiques de traitement des données de NYU basées sur le nouveau Règlement général sur la protection des données (RGPD) que vous pouvez trouver ici : www.nyu.edu/it/gdpr/prospective-employee.

Les candidats doivent avoir les autorisations administratives à travailler et vivre en France avant leur nomination.
NYU France ne prend pas en charge les frais de déménagement.
NYU France est un employeur garantissant l'égalité des chances et engagé en faveur de l'équité, de la diversité et de l'inclusion sociale.
NYU vise à être parmi les campus urbains les plus verts du pays et neutre en carbone d'ici 2040. En savoir plus sur nyu.edu/nyugreen.
EOE/AA/Minorités/Femmes/Vétérinaire/Personnes handicapées/Orientation sexuelle/Identité de genre

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Please consult NYU’s data processing policies based on the new General Data Protection Regulations (GDPR) that can be found here: www.nyu.edu/it/gdpr/prospective-employee .

Candidates must have the unrestricted right to work and live in Paris prior to appointment.

NYU France does not provide relocation packages.

NYU France is an equal opportunity employer committed to equity, diversity and social inclusion.

NYU aims to be among the greenest urban campuses in the country and carbon neutral by 2040. Learn more at nyu.edu/nyugreen.

EOE/AA/Minorities/Females/Vet/Disabled/Sexual Orientation/Gender Identity 

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