Administrative (Sales)

ENGLISH VERSION

The mission of the Catalan Institute of Nanoscience and Nanotechnology (ICN2) is to achieve the highest level of scientific and technological excellence in Nanoscience and Nanotechnology. Its research lines focus on the newly-discovered physical and chemical properties that arise from the behaviour of matter at the nanoscale. ICN2 has been awarded with the Severo Ochoa Center of Excellence distinction for three consecutive periods (2014-2018 and 2018-2022 and 2023-2026). ICN2 comprises 20 Research Groups, 7 Technical Development and Support Units and Facilities, and 2 Research Platforms, covering different areas of nanoscience and nanotechnology.

Job Title: Administrative (Sales)

Research area or group: Finance Department

Description of Group/Project:

The ICN2 Finance Department is split into two areas: administration and accounting.

The administration team oversees all of the institute's administrative functions. Each research group, unit, facility and department has a contact person responsible for all administrative tasks in order to ensure a fluent communication and adaptation of the service to their specific needs. Sales and billing management is also carried out by this team.

Meanwhile, the accounting team is responsible for the overall financial reporting and control. Reporting is carried out both internally and externally, in fulfilment of the institute's legal obligations as set out by the Spanish tax office and other public bodies, trustees, dashboards and internal economic reports. Its responsibilities include financial analysis, budget monitoring, treasury and public tenders.

The candidate will work in Finance, in the Administration and Accounting area, working and supporting different tasks in the area. She/he will have the opportunity to increase her/his knowledge on sales, audits and microsoft office.

Main Tasks and responsibilities:

The successfull candidate should do:

• Do general administrative tasks
• Supporting the adminitration and accounting area
• Prepare quotations/offers and sales invoices
• Request to suppliers/customers data information (for the register in the system, confirm bank data, etc.)
• Collect the information of services performed by technicians and equipment of the institute for invoice
• Invoice the agreements with companies, and control budgets related
• Participate in the calculation and elaboration of the institute services rate
• Prepare documentation for audit the rates
• Follow-up and claim the due invoices
• Solve incidencies regarding invoicing
• Interact with different Applications used by Finance Department for provide services to the institute
• Reporting data
• Database maintenance support
• Accounting  bank transactions
• Accounting received grants
• Update grants table Actualitzar quadre de subvencions
• Follow structural budgets
• Approval structural budget orders
• Tracking VAT indicators of invoices received
• Presentatacion VAT forms (Intrastat, 303,349)

Requirements:

• Education: "Ciclo Formativo Grado Superior"
• Knowledge:
  • Knowledge of administration and finance. Know the structure and the purpose of the common purchase/sale documents (orders, offers, invoices), computer knowledge (user level of Office pack: Word, Excel, Outlook...
  • knowledge in accounting. Know the accounting accounts, the groups of the general accounting plan (in order to extract specific accounting information for rate audits)
  • Good level of English and Catalan (valued).
• Professional Experience: Experience in administrative tasks, interaction with suppliers and customers, recorder accounting (expenses, income, receipts, payments), experience in accounting software would be an asset(preferably SAP Business One, or SAP Business R3).
• Personal Competences: Responsible, team worker, knowing how to deal with customers.

Summary of conditions:

• Full time work (37,5h/week)
• Contract Length: Permanent
• Location: Bellaterra (Barcelona)
• Salary will depend on qualifications and demonstrated experience.
• Support to the relocation issues.
• Life Insurance.

Estimated Incorporation date: 3rt trimester of 2023

How to apply:

All applications must be made via the ICN2 website and include the following:

Deadline for applications: 30/04/2023*

*Extended deadline: 15/06/2023

This Job position is following the requirements of Law 20/2021, de 28 de December, measures urgent for the reduction of temporary employment in the public sector.

Equal opportunities:

ICN2 is an equal opportunity employer committed to diversity and inclusion of people with disabilities.

ICN2 is following the procedure for contract of people with disabilities according with article 59 of the Royal Decree 1/2015, of 30 of October.

______________________________________________________________________________________________________________________________________

CATALAN VERSION

La missió de l'Institut Català de Nanociència i Nanotecnologia (ICN2) és assolir el màxim nivell d'excel·lència científica i tecnològica en Nanociència i Nanotecnologia. Les seves línies de recerca se centren en les propietats físiques i químiques recentment descobertes que sorgeixen del comportament de la matèria a escala nanomètrica. ICN2 ha estat guardonat amb la distinció Centre d'Excel·lència Severo Ochoa durant tres períodes consecutius (2014-2018 i 2018-2022 i 2023-2026). L'ICN2 consta de 20 Grups de Recerca, 7 Unitats i Instal·lacions de Desenvolupament i Suport Tècnic, i 2 Plataformes de Recerca, que cobreixen diferents àrees de la nanociència i la nanotecnologia.

Títol del treball: Administratiu (vendes)

Àrea o grup de recerca: Departament de Finances

Descripció del grup/projecte:

El Departament de Finances de l'ICN2 es divideix en dues àrees: administració i comptabilitat.

L'equip d'administració supervisa totes les funcions administratives de l'institut. Cada grup de recerca, unitat, instal·lació i departament disposa d'una persona de contacte responsable de totes les tasques administratives per tal d'assegurar una comunicació fluïda i l'adaptació del servei a les seves necessitats específiques. Aquest equip també duu a terme la gestió de vendes i facturació.

Mentrestant, l'equip de comptabilitat és responsable de la informació i el control financers generals. Els informes es realitzen tant a nivell intern com extern, en compliment de les obligacions legals de l'institut establertes per l'Agència Tributària i altres organismes públics, síndics, quadres de comandament i informes econòmics interns. Les seves responsabilitats inclouen l'anàlisi financera, el seguiment del pressupost, la tresoreria i els concursos públics.

El candidat treballarà a Finances, a l'àrea d'Administració i Comptabilitat, treballant i donant suport a diferents tasques de l'àrea. Tindrà l'oportunitat d'augmentar els seus coneixements en vendes, auditories i Microsoft Office.

Principals tasques i responsabilitats:

El candidat seleccionat ha de fer:

• Realitzar tasques administratives generals
• Donar suport a l'àrea d'administració
• Elaborar pressupostos/ofertes i factures de vendes
• Sol·licitud d'informació de dades de proveïdors/clients (per al registre al sistema, confirmació de dades bancàries, etc.)
• Recollir la informació dels serveis realitzats pels tècnics i equips de l'institut per facturar
• Facturar els acords amb empreses, i controlar els pressupostos relacionats
• Participar en el càlcul i elaboració de la tarifa de serveis de l'institut
• Preparar la documentació per auditar les tarifes
• Seguiment i reclamació de les factures pendents
• Resoldre incidències de facturació
• Interactuar amb diferents aplicacions utilitzades pel Departament de Finances per oferir serveis a l'institut
• Informar dades
• Suport al manteniment de bases de dades
• Comptabilitzar moviments bancaris
• Comptabilitzar subvencions rebudes
• Actualitzar quadre de subvencions
• Seguiment de Pressupostos d'estructura
• Aprovació de comandes de Pressupostos d'esctructura
• Seguiment indicadors IVA de factures rebudes
• Realització models IVA per la seva presentació (Intrastat, 303,349)

Requisits:

· Formació: "Ciclo Formativo Grau Superior"

· Coneixements:

o Coneixements d'administració i finances. Conèixer l'estructura i la finalitat dels documents de compra/venda habituals (comandes, ofertes, factures), coneixements informàtics (nivell d'usuari del paquet Office: Word, Excel, Outlook...

o coneixements en comptabilitat. Conèixer els comptes comptables, els grups del pla general de comptabilitat (per tal d'extreure informació comptable específica per a auditories de tarifes)

o Bon nivell d'anglès i català (valorable).

· Experiència professional: experiència en tasques administratives, interacció amb proveïdors i clients, comptabilitat registradora (despeses, ingressos, rebuts, pagaments), experiència en programari comptable seria un actiu (preferiblement SAP Business One, o SAP Business R3).

· Competències personals: Responsable, treball en equip, saber tractar amb els clients.

Resum de condicions:

· Jornada completa (37,5h/setmana)

· Durada del contracte: Permanent

· Lloc: Bellaterra (Barcelona)

· El sou dependrà de les qualificacions i experiència demostrada.

· Suport als problemes de trasllat.

· Assegurança de vida.

Data estimada d'incorporació: 3r trimestre de 2023

Com aplicar:

Totes les sol·licituds s'han de fer a través del lloc web de l'ICN2 i incloure el següent:

1. Una carta de presentació.

2. Un currículum complet amb les dades de contacte.

3. 2 Cartes de referència o contactes amb el referent.

Termini de presentació de sol·licituds: 30/04/2023*

*Extenció del termini: 15/06/2023

Aquest lloc de treball compleix els requisits de la Llei 20/2021, de 28 de desembre, de mesures urgents per a la reducció de la temporalitat en el sector públic.

Igualtat d'oportunitats:

ICN2 és una empresa d'igualtat d'oportunitats compromesa amb la diversitat i la inclusió de les persones amb discapacitat.

L'ICN2 segueix el procediment de contractació de persones amb discapacitat segons l'article 59 del Reial Decret 1/2015, de 30 d'octubre.