Receptionist

Please note that as Campus Saint Jean is the Francophone faculty of the University of Alberta, applicants must be fluent in spoken and written French. Applications must be submitted in French to be considered.

EN FRANÇAIS

Ce poste fait partie de la Non-Academic Staff Association (NASA).

Ce poste est un remplacement temporaire avec un contrat initial de 12 mois à 2 ans, avec possibilité de renouvellement. Il offre une prime de bilinguisme et un ensemble complet d'avantages sociaux, qui peuvent être consultés à l'adresse suivante Bénéfices des employés .

Position

Sous la supervision du chef des services administratifs, le/la réceptionniste est le/la représentant(e) du service à la clientèle de première ligne, il/elle dirige les appels et assure la liaison entre le personnel du Campus Saint-Jean (CSJ).

RESPONSABILITÉS

• Fournir un service à la clientèle de première ligne, des appels directs et assurer la liaison entre le personnel du CSJ;
• Répondre aux demandes d'informations générales adressées au compte de courriel central;
• Distribution du courrier à l'interne et à l'externe et organisation d'envois urgents;
• Préparer les colis et les ressources demandés pour distribution aux parties prenantes et au public;
• Fournir un soutien administratif au personnel des opérations et de l'organisation, au besoin;
• Maintenir les répertoires internes du personnel et la signalisation à travers le CSJ à jour;
• Coordonner l'arrivée des expéditions et des commandes avec le personnel de livraison;
• Maintenir les fournitures et l'entretien général des salles de photocopie;
• Gérer l'inventaire des clés et la distribution des clés (bureaux, salles de classe, boîtes aux lettres, etc.);
• Gérer et garder une trace des clés empruntées temporairement;
• Recevoir et distribuer les documents des étudiants (examens à domicile, devoirs, etc.);
• Traiter les chèques, les cartes de débit, les cartes de crédit et vérifier les transactions;
• Gérer les dépôts, les revenus et les remboursements de clés (par carte de crédit ou en argent comptant);
• Commander des fournitures de bureau au besoin;
• S’assurer que les imprimantes ont suffisamment de papier;
• Rassembler les examens imprimés pour les instructeurs;
• Effectuer d'autres tâches telles que assignées;
• Responsable du système de réservation de salles, y compris les réservations internes et externes;
• Répondre aux demandes provenant des visites, des appels téléphoniques et des courriels concernant la disponibilité des salles et les coûts de location. Cela nécessite une compréhension détaillée des exigences de cours académiques pour l'espace ainsi que des politiques et procédures concernant les espaces à l'Université de l'Alberta;
• Remplir des modèles de contrat de réservation de salle qui servent d'entente entre le client externe et le CSJ;
• Recueillir les dépôts de nettoyage/dommages lors des locations de salles;
• Coordonner l'ouverture et la fermeture des portes des bâtiments et / ou de la salle du CSJ grâce à un logiciel d'accès par carte et d'accès planifié;
• Maintenir à jour l'accès à la carte du personnel et des étudiants;

QUALIFICATIONS

• Exigences minimales d'un diplôme d'études secondaires, complété de préférence par des cours en administration de bureau;
• Maîtrise de la langue française, orale et écrite est essentielle et connaissance pratique de l'anglais;
• Minimum d'une année d'expérience connexe;
• Connaissance avancée de travail et expérience avec Microsoft Word;
• Connaissance pratique avancée et expérience avec MS PowerPoint et MS Excel;
• Connaissance pratique avancée et expérience avec Google Mail et la suite Google Apps;
• Excellentes compétences organisationnelles, de communication et interpersonnelles;
• Connaissance de la mise en forme de texte est souhaitable.

Toutes les candidatures seront considérées avec attention. Cependant, nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature sera retenue. Prière de ne pas téléphoner.

Pour appliquer, veuillez cliquer sur le bouton Apply Online et joindre votre CV et votre lettre de motivation soumis en un seul document.

L’Université de l’Alberta encourage les candidatures de toute personne qualifiée; cependant, la priorité sera accordée aux citoyen(ne)s canadien(ne)s et aux résident(e)s permanent(e)s. L'Université de l'Alberta s'engage a embaucher de manière équitable une main-d'œuvre diversifiée et inclusive. Nous accueillons les demandes de toutes les personnes qualifiées. Nous encourageons les femmes; Premières nations, Métis et Inuits; membres des groupes minoritaires visibles; personnes handicapées; personnes ayant une orientation sexuelle ou une identité et une expression sexospécifique; et tous ceux qui peuvent contribuer à la diversification des idées et à l'université à postuler.

IN ENGLISH

This position is a part of the Non-Academic Staff Association (NASA).

This position is a temporary replacement with an initial appointment of 12 months up to 2 years, with the possibility of renewaland offers a bilingual premium and comprehensive benefits package, which can be found at here .

Position

Under the supervision of the Lead, Administrative Services, the Receptionist is the front-line first point-of-contact customer service representative, directing calls and acting as a liaison between staff, visitors and Campus Saint-Jean (CSJ) staff. 

RESPONSIBILITIES

• Respond to general inquiries to the central email account;
• Distribute mail internally and externally and arrange for priority mailings;
• Prepare requested packages and resources for distribution to stakeholders and the public;
• Provide administrative support to operations and organizational staff as needed;
• Maintain internal staff directories and signage throughout the CSJ;
• Coordinates the arrival of shipments and orders with delivery staff;
• Maintains supplies and general maintenance of copy rooms;
• Manage key inventory and key distribution (offices, classrooms, mailboxes, etc.);
• Manage and keep track of temporarily borrowed keys;
• Receive and distribute student materials (home tests, assignments, etc.);
• Process cheques, debit cards, credit cards, and verify transactions;
• Manage payments of key deposits, and key deposit refunds (credit card or cash);
• Order office supplies;
• Monitors paper supplies and replenish copiers as needed;
• Collect printed reviews for instructors;
• Perform other duties as assigned;
• Responsible for the room reservation system, including internal and external reservations;
• Respond to inquiries from walk-ins, phone calls and emails regarding room availability, and rental costs. This requires a detailed understanding of academic course requirements for space as well as policies and procedures regarding space at UA;
• Complete room reservation contract templates that serve as an agreement between the external client and the CSJ;
• Assesscleaning/damage deposits;
• Coordinate the unlocking and locking schedules of building and/or room doors on the CSJ through card access and scheduled access software;
• Maintain up-to-date card access for staff and students. 

QUALIFICATIONS

• Minimum requirements of a high school diploma, preferably supplemented by coursework in office administration;
• Fluency in oral and written French is essential and working knowledge of English;
• Minimum of one year related experience;
• Advanced working knowledge and experience with Microsoft Word;
• Advanced working knowledge and experience with MS PowerPoint and MS Excel;
• Advanced working knowledge and experience with Google Mail and Google Apps suite;
• Excellent organizational, communication and interpersonal skills;
• Knowledge of text formatting is preferred.

Note: Online applications are accepted until midnight Mountain Standard Time of the closing date.

We thank all applicants for their interest; however, only those individuals selected for an interview will be contacted.