Receptionist/Administrative Assistant

If you previously applied to Competition# S108549255, no need to re-apply. Your previously submitted application will be considered.

IN ENGLISH

All applications MUST be submitted in French.

This position is a part of the Non-Academic Staff Association (NASA).

We have two full-time continuing positions available. These positions offer a bilingual premium and comprehensive benefits package, which can be found at here .

Under the supervision of the Executive Assistant to the Dean of Campus Saint-Jean, the Receptionist is the front-line first point-of-contact for all inquiries and visitors to the Dean’s Office. The incumbent(s) perform(s) a variety of administrative duties to assist with the daily operations of the Dean’s Administrative Area, and is primary back-up to the Executive Assistant to the Dean.

At Campus Saint -Jean, we are committed to building a culture of trust, execution, and effectiveness.  

In your letter please tell us how you will contribute to helping us build this type of culture. Applications that do not address this important requirement, and those that do not include a cover letter written in French will not be considered.

RESPONSIBILITIES

• Opens and closes reception in accordance with University’s business hours.
• Directs general public, staff, students and alumni; responds to or redirects telephone, in person or e-mail inquiries to appropriate Campus Saint-Jean staff members or, other resources on campus.
• Reviews telecom reports, updates and maintains telecommunications database, requests telephone service.
• Monitors and maintains mail, workroom, and meeting rooms’ readiness. Allocates mailbox space; provides mail services for Campus Saint-Jean staff and faculty.
• Collect, retain and deposit key deposits.
• Orders and maintains inventory of office supplies.
• Maintain internal staff directories and signage throughout the campus.
• Ensures proper functioning of office equipment, including photocopier, printer, fax, phones and deals with service requests when required.
• Assists with preparing letters and packages for mailing and courier requests.
• Coordinate the unlocking and locking schedules of building and/or room doors on the CSJ through card access and scheduled access software.
• Maintain up-to-date card access for staff and students.
• Other duties as required, including providing coverage and assistance to co-workers in other areas of the Office of the Dean.

QUALIFICATIONS

• Minimum of two years of post-secondary education required. Undergraduate degree or diploma from a college or technical institute is an asset;
• Fluency in oral and written French is essential and working knowledge of English;
• Minimum of 2 years of experience providing administrative support in a large organization;
• Excellent organizational, communication and interpersonal skills;
• Excellent editing/proofreading skills; accuracy and attention to detail;
• Advanced working knowledge and proficiency in a Windows environment and Microsoft Office;
• Advanced working knowledge and experience with Google Mail and Google Apps suite;
• Ability to work independently and within a job-share/team environment;
• Comfortable with office equipment and related technology, databases, etc.

All applications will be carefully considered. However, only successful applicants will be contacted. No phone calls please.

To apply, please click the Apply Online button and attach your resume and cover letter submitted as one document.

EN FRANCAIS

Toutes les candidatures DOIVENT être soumises en français.

Ce poste fait partie de la Non-Academic Staff Association (NASA).

Nous avons deux postes permanents à temps plein disponibles. Ces postes offrent une prime de bilinguisme et un ensemble complet d'avantages sociaux, qui peuvent être consultés ici .

Sous la supervision de l'adjointe de direction du doyen du Campus Saint-Jean, la réceptionniste est le premier point de contact de première ligne pour toutes les demandes de renseignements et les visiteurs du bureau du doyen. Le(s) titulaire(s) exécute(nt) une variété de tâches administratives pour aider aux opérations quotidiennes du secteur administratif du doyen, et est(sont) le(s) premier(s) remplaçant(s) de l'adjoint de direction du doyen.

Au Campus Saint -Jean, nous nous engageons à construire une culture de confiance, d'exécution et d'efficacité.

Dans votre lettre, veuillez nous dire comment vous contribuerez à nous aider à construire ce type de culture. Les candidatures qui ne répondent pas à cette exigence importante et celles qui n'incluent pas une lettre de motivation rédigée en français ne seront pas prises en considération.

RESPONSABILITÉS

• Ouvrir et fermer la réception selon les heures d'ouverture de l'Université.
• Diriger le grand public, le personnel, les étudiants et les anciens étudiants; répondre aux demandes de renseignements par téléphone, en personne ou par courriel ou les rediriger vers les membres du personnel appropriés du Campus Saint-Jean ou vers d'autres ressources sur le campus.
• Examiner les rapports de télécommunications, mettre à jour et maintenir la base de données des télécommunications, demander le service téléphonique.
• Surveiller et maintenir l'état de préparation du courrier, de la salle de travail et des salles de réunion.
• Allouer l'espace des boîtes aux lettres ; fournir des services de courrier au personnel et aux professeurs du Campus Saint-Jean.
• Recueillir, conserver et déposer les dépôts de clés.
• Commander et maintenir l'inventaire des fournitures de bureau.
• Maintenir les répertoires internes du personnel et la signalisation dans tout le campus
• Veiller au bon fonctionnement de l'équipement de bureau, y compris le photocopieur, l'imprimante, le télécopieur, les téléphones et traiter les demandes de service, le cas échéant.
• Aider à préparer les lettres et les paquets pour l'envoi et les demandes de messagerie.
• Coordonner les horaires de déverrouillage et de verrouillage des portes des bâtiments et/ou des salles du campus, au moyen de logiciels d'accès par carte et d'accès programmé.
• Maintenir à jour les accès par carte pour le personnel et les étudiants.
• Autres tâches selon les besoins, y compris la couverture et l'assistance aux collègues dans d'autres secteurs du bureau du doyen.

QUALIFICATIONS

• Un minimum de deux ans d'études postsecondaires est requis. Un diplôme de premier cycle ou un diplôme d'un collège ou d'un institut technique est un atout.
• La maîtrise du français oral et écrit est essentielle et une connaissance pratique de l'anglais;
• Minimum de deux ans d'expérience en soutien administratif dans une grande organisation;
• Excellentes compétences organisationnelles, communicationnelles et interpersonnelles;
• Excellentes aptitudes à la révision et à la correction d'épreuves; précision et souci du détail;
• Connaissance pratique avancée et compétence dans un environnement Windows et Microsoft Office;
• Connaissance pratique avancée et expérience de Google Mail et de la suite Google Apps;
• Capacité à travailler de manière indépendante et dans un environnement de travail partagé ou en équipe;
• Être à l'aise avec le matériel de bureau et les technologies connexes, les bases de données, etc.

Toutes les candidatures seront examinées avec soin. Toutefois, seuls les candidats retenus seront contactés. Pas d'appels téléphoniques s'il vous plaît.

Pour postuler, veuillez cliquer sur le bouton "Postuler en ligne" et joindre votre CV et votre lettre de motivation soumis en un seul document.

Note: Online applications are accepted until midnight Mountain Standard Time of the closing date.

We thank all applicants for their interest; however, only those individuals selected for an interview will be contacted.