Advancement Coordinator/Coordinateur de l'avancement

This position is a part of the Non-Academic Staff Association (NASA).

This position offers a comprehensive benefits package which can be viewed on our Benefits Overview page .

If you previously applied to competition# S108549542 please do not re-apply. Your previously submitted application will be considered.

Location: Work primarily located at Campus Saint-Jean Edmonton.

Applicants MUST submit a cover letter written in French. Campus Saint-Jean is committed to cultivating a culture of trust, effectiveness, and execution. Applicants must talk about why this type of culture is important to them, and how they will contribute to it, in their cover letter. Applications that do not meet these conditions will not be considered.

Working for the University of Alberta

The University of Alberta acknowledges that we are located on Treaty 6 territory, and respects the histories, languages and cultures of First Nations, Métis, Inuit and all First Peoples of Canada, whose presence continues to enrich our vibrant community.

The University of Alberta is teeming with change makers, community builders, and world shapers who lead with purpose each and every day. We are home to more than 40,000 students in 200+ undergraduate and 500+ graduate programs, over 13,000 faculty and staff, 260,000 alumni worldwide and have been recognized as one of Canada’s Greenest Employers for over a decade.

Your work will have a meaningful influence on a fascinating cross section of people—from our students and stakeholders, to our renowned researchers and innovators who are quite literally curing diseases, making discoveries and generating solutions that make the world healthier, safer, stronger, and more just.

Department/Faculty Summary

English

The Campus Saint-Jean, a French-language multidisciplinary faculty at the University of Alberta, is committed to integrate knowledge, discovering and citizenship.

French

Le Campus Saint-Jean, faculté pluridisciplinaire de langue française de l'Université de l'Alberta, se définit par un engagement à intégrer l'apprentissage, la découverte et la citoyenneté.

Position Summary

English

Reporting to the External Relations Officer (ERO) and working closely with members of the Dean’s executive team, the Campus Saint-Jean (CSJ) Advancement Coordinator (AC) provides strategic, administrative and technical support for advancement and related activities at CSJ. 

The AC has a high level of autonomy in carrying out their duties; the incumbent works collaboratively with members of CSJ leadership and others, and especially with the Events Coordinator. 

The incumbent nurtures and develops mutually beneficial relationships with alumni and community, writes and edits a wide variety of communications materials, including web and social media content, distributes information to various internal and external audiences, organizes and maintains various tracking and monitoring systems, and works collaboratively with members of CSJ to undertake strategic events that relate to donor identification, stakeholder relations, and alumni goals of CSJ. The AC is responsible for assisting with planning and executing events including but not limited to reunions, educational events, public events and CSJ events.

The primary focus of this position is advancement coordination and support. The incumbent assists with events management.

French

Relevant de l'agent des relations extérieures (ARE) et travaillant en étroite collaboration avec les membres de l'équipe de direction du doyen, le coordonnateur de l'avancement (CA) du Campus Saint-Jean (CSJ) fournit un soutien stratégique, administratif et technique à l'avancement et aux activités connexes du CSJ. 

Le CA dispose d'un haut niveau d'autonomie dans l'exercice de ses fonctions ; le titulaire travaille en collaboration avec les membres de la direction du CSJ et d'autres personnes, et en particulier avec le coordonnateur des événements. 

Le titulaire entretient et développe des relations mutuellement bénéfiques avec les anciens élèves et la communauté, rédige et édite une grande variété de documents de communication, y compris le contenu du Web et des médias sociaux, distribue des informations à divers publics internes et externes, organise et maintient divers systèmes de suivi et de contrôle, et travaille en collaboration avec les membres du CSJ pour entreprendre des événements stratégiques liés à l'identification des donateurs, aux relations avec les parties prenantes et aux objectifs du CSJ en matière d'anciens élèves. L'AC est chargé d'aider à la planification et à l'exécution d'événements, y compris, mais sans s'y limiter, les réunions, les événements éducatifs, les événements publics et les événements du CSJ.

L'objectif principal de ce poste est la coordination et le soutien de l'avancement. Le titulaire du poste aide à la gestion des événements.

Duties

English

• Participates in the development, implementation and evaluation of an annual alumni plan that supports the advancement, external relations and philanthropy goals of CSJ
• Cultivates and stewards alumni and alumni donors through various activities and programs within Edmonton, Alberta and across Canada, including special events, educational programming, family events, ceremonies and social mixers
• Attends activities and/or events serving as an official representative for CSJ, both locally and abroad
• Works collaboratively with the communications and development team, and the University to leverage opportunities for enhancing and promotion the reputation, programs and services of CSJ
• Oversees content and management of the event and alumni website, particularly to support CSJ’s mission and goals related to alumni engagement
• Liaises with the U of A Alumni Relations and maintain a strong partnership that fosters and supports engagement with CSJ alumni
• Oversees local, regional and national chapters, alumni publications, recognition and awards, reunions, homecoming, alumni relations, and other special events and services.
• Coordinates and develops a total alumni relations program; recommends long and short-range goals and overall direction of alumni programs.
• Contributes to the development of project plans, including identification of goals, objectives, target audiences, strategies and tactics
• Provides back-up to the Events Coordinator.

French

• Participer à l'élaboration, à la mise en œuvre et à l'évaluation d'un plan annuel pour les anciens qui soutiennent les objectifs d'avancement, de relations extérieures et de philanthropie de l'ACS.
• Cultiver et gérer les anciens élèves et les donateurs par le biais de diverses activités et programmes à Edmonton, en Alberta et dans tout le Canada, y compris des événements spéciaux, des programmes éducatifs, des événements familiaux, des cérémonies et des rencontres sociales.
• Participer à des activités et/ou des événements en tant que représentant officiel de CSJ, tant localement qu'à l'étranger.
• Travailler en collaboration avec l'équipe de communication et de développement, ainsi qu'avec l'Université, afin de tirer parti des possibilités d'améliorer et de promouvoir la réputation, les programmes et les services du CSJ.
• Supervise le contenu et la gestion du site Web des événements et des anciens, en particulier pour soutenir la mission et les objectifs du CSJ en matière d'engagement des anciens.
• Assurer la liaison avec le service des relations avec les anciens de l'Université de l'Alberta et maintenir un partenariat solide qui favorise et soutient l'engagement des anciens du CSJ.
• Supervise les chapitres locaux, régionaux et nationaux, les publications des anciens, la reconnaissance et les récompenses, les réunions, le homecoming, les relations avec les anciens et d'autres événements et services spéciaux.
• Coordonner et développer un programme global de relations avec les anciens élèves ; recommander des objectifs à court et à long terme et l'orientation générale des programmes pour anciens élèves.
• Contribuer à l'élaboration des plans de projet, y compris l'identification des buts, des objectifs, des publics cibles, des stratégies et des tactiques.
• Fournir un soutien au coordonnateur de l'événements.

Minimum Qualifications

English

• The ideal candidate will have a minimum of a university degree with background in communication, advancement, philanthropy and/or external relations; equivalent combinations of education and experience will be considered
• Demonstrated experience (3 years minimum) with stakeholder engagement, alumni and/or public and and/or donor relations and/or volunteer management, as well as working knowledge of managing budgets and data analysis
• Valid class 5 driver's license is required
• Excellent communication, organizational and interpersonal skills required
• Demonstrated success working and leading autonomously while collaborating with colleagues
• Excellent verbal and written French and English required. 

NOTE: The incumbent will at times be required to work irregular hours, including evenings and some weekends.

French

• Le candidat idéal est titulaire d'un diplôme universitaire minimum avec une expérience en communication, promotion, philanthropie et/ou relations extérieures ; une combinaison équivalente d'études et d'expérience sera prise en considération.
• Expérience avérée (3 ans minimum) de l'engagement des parties prenantes, des relations avec les anciens élèves et/ou le public et/ou les donateurs et/ou de la gestion des bénévoles, ainsi qu'une connaissance pratique de la gestion des budgets et de l'analyse des données.
• Un permis de conduire valide de classe 5 est requis
• D'excellentes aptitudes à la communication, à l'organisation et aux relations interpersonnelles sont requises.
• Vous avez démontré votre capacité à travailler et à diriger de manière autonome tout en collaborant avec vos collègues.
• Excellente maîtrise du français et de l'anglais à l'oral et à l'écrit. 

NOTE : Le titulaire devra parfois travailler selon des horaires irréguliers, y compris le soir et certaines fins de semaine.

Note: Online applications are accepted until midnight Mountain Standard Time of the closing date.

We thank all applicants for their interest; however, only those individuals selected for an interview will be contacted.