Adjointe administrative, administration académique / Administrative Assistant, Academic Support

Updated: 3 months ago
Deadline: 06 $42,830 - $57,364 per year; Feb 11, 2022

PLEASE NOTE THAT AS CAMPUS SAINT JEAN IS THE FRANCOPHONE FACULTY OF THE UNIVERSITY OF ALBERTA, APPLICANTS MUST BE FLUENT IN SPOKEN AND WRITTEN FRENCH. APPLICATIONS MUST BE SUBMITTED IN FRENCH TO BE CONSIDERED.

EN FRANÇAIS

Ce concours est ouvert à toutes les candidates et tous les candidats, cependant les candidatures internes et les anciens employés de l'Université de l'Alberta au cours des 18 derniers mois seront considérés en priorité avant les candidats externes. Veuillez indiquer votre statut interne dans l’objet de votre soumission de candidature.

Ce poste sera un hybride de travail à domicile et en personne, avec deux jours par semaine à domicile et trois jours au bureau.

 Ce poste offre une prime de bilinguisme et un ensemble complet d'avantages sociaux que vous pouvez consulter à l'adresse suivante Bénéfices des employés .

RESPONSABILITÉS

  • En collaboration avec le Vice-doyen principal et académique et les vice-doyens de programmes, gérer l'horaire pour la prestation des cours ; cela nécessite l'attribution de l'espace approprié, des ajouts, des suppressions et divers changements aux horaires des cours tels que la vidéoconférence;
  • Fournir des conseils au Vice-doyen principal et académique et aux vice-doyens de programmes des conflits possibles avec d'autres cours;
  • Veiller au respect des délais lors de la création des horaires de cours dans PeopleSoft Campus Solutions;
  • Une fois que la première version a été approuvée par le personnel de Examinations and Timetabling, communiquer avec le personnel académique pour s'assurer que toutes les informations sont correctes et apporter les dernières modifications si nécessaire;
  • Une fois l'approbation finale reçue pour l'horaire du campus, examiner l'horaire final avec les professeurs et saisir les cours dans PeopleSoft Campus Solutions;
  • Distribuer les listes de cours avec les noms des instructeurs au coordonnateur principal à l’innovation, afin de créer des cours pour la livraison eClass;
  • S'assurer que les informations électroniques sur les cours sont disponibles sur Bear Tracks pour les étudiants et les invités, et que les informations sur les cours sont également disponibles sur papier pour être affichées sur le tableau d'affichage;
  • Responsable de la communication quotidienne de l'annulation des cours ainsi que des changements de salle pour accommoder les circonstances imprévues pour le personnel enseignant;
  • Produire et distribuer aux enseignants et à l'administration académique du campus des rapports tels que les horaires des cours, les statistiques sur les inscriptions, les données variables sur les cours, les horaires des examens et les listes d'instructeurs;
  • S'assurer que les restrictions de cours sont correctement établies et que les divergences sont communiquées au coordinateur Examinations and Timetabling dans les délais impartis;
  • Surveiller les inscriptions aux cours ; signaler les inscriptions faibles/élevées au Vice-doyen principal et académique qui décidera si les cours doivent être annulés ou leur format modifié en études dirigées; Effectuer les changements appropriés dans PeopleSoft Campus Solutions et informer les étudiants si nécessaire;
  • Annuler ou créer des études dirigées pour les cours à faible effectif; Conseiller les étudiants et les transférer dans la section appropriée;
  • Informer les professeurs, ainsi que le Doyen adjoint, Administration académique, des cours à hauts effectifs (50 étudiants et plus), de leur droit à une aide à la correction des examens.
  • Offrir un soutien administratif occasionnel au Doyen adjoint, Administration académique;
  • Préparer des documents d'information pour les réunions et les comités du Vice-doyen principal et académique; 
  • Rédiger la correspondance ou les réponses pour le Vice-doyen principal et académique;
  • Rassembler et fournir des informations au corps enseignant et à l'administration supérieure;
  • Gérer les échéances et les activités cycliques du calendrier du Vice-doyen principal et académique;
  • Déterminer, en consultation si nécessaire, les événements auxquels le vice-doyen principal et académique doit assister;
  • Collaborer avec l'équipe de direction de la faculté (vice-doyens de programmes, Vice-doyen principal et académique et les directeurs) et leurs assistants respectifs afin de coordonner les réunions et les comités et d'établir les ordres du jour;
  • Classer par ordre de priorité les questions et les nouveaux éléments à l'attention du Vice-doyen principal et académique en décidant des questions urgentes et importantes pour celui-ci;
  • Rédiger le procès-verbal des réunions entre le Vice-doyen principal et académique et les étudiants concernant le plagiat, puis rédiger le rapport en français et en anglais;
  • Faire du classement;
  • Suivre la distribution et la réception des dossiers d'enseignement des professeurs enseignants (ATS) pour leur évaluation annuelle;
  • Vérifier les plans de cours pour s'assurer que les heures et les salles d'examen sont correctes, et identifier si le cours comporte un examen final; ajouter la pondération de l'examen et vérifier que la taille de la salle permet d'accueillir l'examen ;
  • Récupérer les informations des plans de cours pour préparer le calendrier des examens finaux; 
  • Saisir les informations relatives à l'horaire des examens dans Campus Solution;
  • Examiner la première version de l'horaire des examens et informer le service de Examinations and Timetabling des changements nécessaires ;
  • Produire et distribuer les calendriers et les politiques d'examen au personnel enseignant ; Fournir des conseils sur le calendrier des examens au personnel académique;
  • Répondre aux questions du personnel et des étudiants concernant les horaires et les procédures d'examen;
  • Identifier et résoudre les conflits d'horaire lorsqu'ils se présentent;
  • Coordonner les sessions d'examens multiples tenues dans le gymnase, y compris la communication avec les facultés pour éviter les conflits potentiels;
  • Fournir des conseils et un soutien au personnel académique pour faciliter la saisie des notes finales sur Bear Track eGrade;
  • Organisation logistique de l'installation du gymnase pour les examens finaux : assurer la liaison avec Facilities and Operations pour organiser la livraison des bureaux et des chaises, s'assurer que personne ne pénètre dans le gymnase et que tous les équipements soient installés/disponibles;
  • S'assurer que tous les professeurs se présentent le jour de l'examen et informer les absences si nécessaire;
  • S'assurer que toutes les informations pertinentes sont disponibles pour les étudiants et les professeurs (plan de salle, etc.);
  • Annoncer les règles d'examen aux étudiants et s'assurer que les examens commencent à l'heure;
  • Prendre et distribuer les procès-verbaux des réunions (assignées ou ad hoc);
  • Gérer le processus d'évaluation des instructeurs IDQ, y compris la réquisition et la soumission des formulaires d'évaluation pour tous les programmes de premier et de deuxième cycles à chaque semestre :
    • Identifier les cours à évaluer,
    • Commander l'évaluation des cours sur le site Web de l'IST en fonction des multiples dates d'achèvement des cours de chaque semestre, 
    • Identifier les cours qui nécessitent des évaluations " internes ",
    • Réaliser et envoyer les évaluations " internes ",
    • Rassembler et compiler les résultats des évaluations "internes" et les communiquer au Vice-doyen principal et académique,
    • Répondre aux demandes de renseignements concernant le processus d'évaluation;
  • Entretenir, au nom du Vice-doyen principal et académique, les relations avec les professeurs enseignants (ATS):
    • Rédiger et distribuer la correspondance et les informations,
    • Répondre aux demandes d'information,
    • S'assurer que tous les syllabus sont en ligne;
  • Peut faire office de réceptionniste et de standardiste pour le Campus Saint-Jean, selon les besoins.

EXIGENCES

  • Exigence minimale d'un certain niveau d'études postsecondaires;
  • Excellente connaissance du français, connaissance pratique de l'anglais;
  • Excellente connaissance de Microsoft Office (Word, Outlook et Excel);
  • Connaissance de Google Mail et de Google Apps;
  • Familiarité avec l'environnement postsecondaire;
  • Familiarité avec PeopleSoft et Campus Solutions;
  • Minimum d'une année d'administration académique dans un environnement postsecondaire.

Vaccination contre la COVID-19: Une preuve de vaccination complète contre COVID-19 conformément à la directive de vaccination COVID-19 de l'université. Entièrement vacciné signifie un statut qu'un individu atteint 14 jours après avoir reçu le nombre recommandé de doses d'un vaccin COVID-19 approuvé par Santé Canada ou l'Organisation mondiale de la santé, et exige que l'individu maintienne le nombre et le type de doses de vaccin recommandés à jour et requis par Santé Canada par la suite.

Envoyer votre curriculum vitae ainsi que votre lettre de présentation à l’attention de Service des ressources humaines par courriel:   rh.csj@ualberta.ca

Toutes les candidatures seront considérées avec attention. Cependant, nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature sera retenue. Prière de ne pas téléphoner.

L’Université de l’Alberta encourage les candidatures de toute personne qualifiée; cependant, la priorité sera accordée aux citoyen(ne)s canadien(ne)s et aux résident(e)s permanent(e)s. L'Université de l'Alberta s'engage à embaucher de manière équitable une main-d'œuvre diversifiée et inclusive. Nous accueillons les demandes de toutes les personnes qualifiées. Nous encourageons les femmes; Premières nations, Métis et Inuits; membres des groupes minoritaires visibles; personnes handicapées; personnes ayant une orientation sexuelle ou une identité et une expression sexospécifique; et tous ceux qui peuvent contribuer à la diversification des idées et à l'université à postuler.

IN ENGLISH

PLEASE NOTE THAT AS CAMPUS SAINT JEAN IS THE FRANCOPHONE FACULTY OF THE UNIVERSITY OF ALBERTA, APPLICANTS MUST BE FLUENT IN SPOKEN AND WRITTEN FRENCH. APPLICATIONS MUST BE SUBMITTED IN FRENCH TO BE CONSIDERED.

This competition is open to all applicants however internal candidates and applicants who were former employees of the University of Alberta in the past 18 months will be given priority consideration before external candidates. Please indicate your internal status using the Subject Line when applying.


This position will be a hybrid of work-from-home and in-person, with two days per week at home and three days in the office.


This position offers a comprehensive benefits package which can be viewed at Faculty & Staff Benefits . 

RESPONSIBILITIES

  • In collaboration with the Vice-Dean and Associate Deans, manages the academic course schedule for delivery of courses; this requires the assigning of appropriate space selection, additions, deletions and various changes to class schedules for courses such as videoconferencing;
  • Provides advice to the  Vice Dean and Associate Deans on possible conflicts with other courses;
  • Ensures deadlines are met when creating the course schedules in PeopleSoft Campus Solutions;
  • Once the first draft has been approved by Examinations and Timetabling staff, communicates with academic staff to ensure all information is correct and makes final changes if necessary;
  • Once the final approval is received for the Campus timetable, reviews final schedule with professors and enters courses in PeopleSoft Campus Solutions;
  • Distributes class lists with instructor names to Senior Coordinator, Innovation in order to create courses for eClass delivery;
  • Ensures that electronic course information is available on Bear Tracks for students and guests, and that course information is also available on hard copy for display on the bulletin board;
  • Responsible for the communication of daily class cancellation as well as room changes to accommodate unforeseen circumstances for teaching staff;
  • Produces and distributes reports such as class schedules, enrolment statistics, variable course data, exam schedules, and instructor lists to instructors and the campus academic administration;
  • Ensures class restrictions are set up correctly and discrepancies are communicated to timetabling  coordinator under deadline;
  • Monitors course enrolments; conveys low/high enrolments to the Vice-dean who will decide whether courses should be canceled or their format changed to personal studies; Makes appropriate changes on PeopleSoft Campus Solutions and advise students if necessary;
  • Cancels or creates individual studies for low enrolment courses; Advises the students and transfers them to the appropriate section;
  • Notifies the professors, as well as the Assistant Dean, Academic Administration, for high enrolment courses (50 students and more), of their entitlement to exam marking assistance;
  • Offers occasional administrative support to the Assistant Dean, Academic Administration;
  • Prepares briefing materials for Vice-Dean’s meetings and committees; 
  • Drafts correspondence or responses for the Vice-Dean;
  • Gathers and provides information to faculty and senior administration;
  • Manages deadlines and the cyclical activities of the Vice-Dean’s calendar;
  • Determines, in consultation as needed, events the Vice-Dean should attend; 
  • Collaborates  with the Faculty's Senior Leadership Team (Associate Deans, Assistant Deans, and Directors),and their respective assistants in order to coordinate meetings and committees and set agendas;
  • Prioritizes issues and emerging items for the Vice-Dean’s attention by deciding on matters of urgency and significance to them;
  • Records minutes at meetings between the Vice-Dean and students in regards to plagiarism and then writes the report in both French and English;
  • Filing;
  • Tracks distribution and receipt of lecturers' teaching dossiers for their annual evaluation;
  • Proofs course outlines for correct examination times and rooms, and identifies whether the course has a final examination; adds exam weight  and checks room size for capacity to accommodate exam;
  • Retrieves information from course outlines for preparing final exam schedule; 
  • Inputs exam schedule information into Campus Solution;
  • Reviews first draft of exam schedule and advises Examinations and Timetabling of necessary changes;
  • Produces and distributes examination schedules and policies to teaching staff; Provides guidance on exam schedule to academic staff.
  • Responds to queries from staff and students regarding examination schedules and procedures;
  • Identifies and resolves scheduling conflicts as they arise;
  • Coordinates multiple exam session held in the gymnasium, including communication with Faculties to avoid potential  conflicts;
  • Provides guidance and support to academic staff to facilitate the inputting of final grades on Bear Track eGrade;
  • Logistical organization of the gym set up for the final exams : liaises with Facilities and Operations to organize desk and chair delivery, ensures nobody enters the gym and that all equipment is setup/available;
  • Ensures all professors show up on the exam day and deals with no shows if necessary;
  • Ensures all relevant information is available to students and professors (seating plan etc.);
  • Announces exam rules to students and ensures exams start on time;
  • Takes and distributes meetings minutes (assigned or ad hoc);
  • Manages instructor evaluation IDQ process including requisitioning and submitting evaluation forms for all graduate and undergraduate programs in each term:
    • Identifies courses to be evaluated,
    • Orders the course evaluation from IST Website based upon the multiple completion dates of courses in each term, 
    • Identifies courses that require “in house” evaluations,
    • Makes and sends “in house” evaluations,
    • Gathers and compiles “in house” evaluation results and communicates them to the Associate Dean Academics,
    • Responds to queries regarding evaluation process;
  • Maintains on behalf of the Vice Dean relations with the ATS:
    • Drafts and distributes correspondence and information,
    • Responds to information requests,
    • Ensures all syllabi are online;
  • May act as the receptionist and switchboard operator for Campus Saint-Jean as needed.

 QUALIFICATIONS

  • Minimum requirement of some post-secondary education;
  • Excellent knowledge of French, working knowledge of English;
  • Excellent knowledge of Microsoft Office (Word, Outlook and Excel);
  • Knowledge of Google Mail and Google Apps;
  • Familiarity with post-secondary environment;
  • Familiarity with PeopleSoft Campus Solutions;
  • Minimum of one year of academic administration in a post-secondary environment.

Along with your resume, please submit a cover letter to Human Resources at  rh.csj@ualberta.ca

COVID-19 Vaccination: Proof of full vaccination against COVID-19 in compliance with the University’s COVID-19 Vaccination Directive. Fully Vaccinated means a status an individual achieves 14 days after having received the recommended number of doses of a COVID-19 vaccine approved by Health Canada or the World Health Organization, and requires the individual to maintain the recommended number and type of vaccine doses as updated and required by Health Canada thereafter.


Note: Online applications are accepted until midnight Mountain Standard Time of the closing date.

We thank all applicants for their interest; however, only those individuals selected for an interview will be contacted.


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