Conseiller(ère) académique des étudiants(es) et assistant de dossiers académiques/ Academic Student Advisor and Records Assistant

Veuillez noter que le Campus Saint-Jean est la faculté francophone de l'Université de l'Alberta. Les candidats doivent donc parler et écrire couramment le français. Les candidatures doivent être soumises en français pour être prises en compte.

Date de clôture – le poste restera ouvert jusqu'à ce qu'il soit comblé / Closing Date – Will remain open until filled

Type de position / Position Type – Full-time Operating Continuing

Ce poste fait partie de l’Association du personnel non académique de l'Université de l'Alberta / Non-Academic Staff Association of the University of Alberta  (NASA).

Ce poste offre une prime de bilinguisme 5% et un ensemble complet d'avantages sociaux, qui peuvent être consultés à l'adresse suivante Bénéfices des employés .

L'organisation :  Campus Saint-Jean de l'Université de l'Alberta

Le Campus Saint-Jean est une communauté multiculturelle de la Francophonie au sein de l'une des institutions académiques les plus importantes et les plus prestigieuses au monde, l'Université de l'Alberta. C'est un lieu de culture diversifiée et d'inclusion. Un lieu de recherche et d'enseignement innovateurs et de qualité. Un établissement qui offre des possibilités à tous, qui offre un enseignement supérieur en français en Alberta, pour le Canada et le monde. Au Campus Saint-Jean, nous formons la prochaine génération de penseurs, de chercheurs, d'enseignants, d'acteurs, de leaders, d'entrepreneurs et de cadres qui répondront aux besoins de la francophonie, de la dualité linguistique canadienne et de la société, qui ouvriront de nouveaux horizons à l'économie du savoir et qui répondront à l'appel des grands défis mondiaux.

Le poste : Conseiller(ère) académique des étudiants(es) et assistant de dossiers académiques

Le Campus Saint-Jean est à la recherche d'un conseiller pédagogique qui contribuera à la prestation efficace et au maintien des programmes spécialisés au sein du Campus Saint-Jean et qui fournira une aide complète et individualisée ainsi que des conseils pédagogiques aux étudiants de premier cycle. Le détenteur du poste travaille à la fois de façon autonome et en tant que membre clé de l'équipe des services aux étudiants, tout en contribuant aux objectifs du Campus Saint-Jean en matière de services, de gestion des inscriptions et de sensibilisation de la communauté. Les conseillers académiques des étudiants doivent avoir une connaissance pratique des questions liées à la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée et des accommodements pour les étudiants handicapés, ainsi qu'une passion pour le travail individuel avec les étudiants. Les conseillers travaillent en étroite collaboration avec plus de 600 étudiants de premier cycle, dont certains proviennent de l'extérieur du Campus Saint-Jean, afin de fournir des conseils sur les exigences des programmes, le rendement académique et la gestion de l'emploi du temps. Les tâches du poste incluent :

Conseil aux étudiants et gestion des programmes - 40%

• Conseiller les étudiants actuels et le personnel sur les politiques et procédures de l'université et de la faculté concernant l'admission, l'inscription, la planification des programmes, l'achèvement des programmes, la convocation, les abandons de cours, le niveau académique, les notes, les examens différés et le FOIPP.
• Reconnaître les étudiants ayant de graves difficultés personnelles et les orienter vers les conseillers et/ou les organismes appropriés sur le campus.

Aide à la gestion des dossiers - 20%

• Vérifier l'exactitude de la circulaire du secrétariat de l'université sur les programmes de cours en ce qui concerne les changements proposés par le comité de planification des études.
• Confirmer et traiter dans PeopleSoft les transferts de crédits aux programmes pour les cours suivis dans d'autres établissements d'enseignement postsecondaire.
• S’occuper de la mise à jour continue des dossiers académiques des étudiants, en s'assurant de l'exactitude de l'organisation générale et du fonctionnement des dossiers des étudiants conformément aux règlements du FOIPP, notamment en veillant à ce que le classement soit effectué dans les délais impartis.
• Construire et gérer la plateforme de l'environnement de conseil académique dans PeopleSoft pour tous les programmes offerts au Campus Saint-Jean en conformité avec le calendrier de l'Université.
• En collaboration avec l'équipe des relations extérieures de CSJ, s'assurer de l'exactitude des informations relatives aux bourses d'études sur le site Internet.
• Conseiller les étudiants de premier cycle sur les règlements des programmes d'échange et évaluer les cours en fonction du programme d'étude de l'étudiant.

Finalisation des programmes, remise des diplômes, cérémonie de remise des diplômes - 5%.

• Évaluer et traiter les demandes d'admission aux programmes d'études du CSJ, y compris l'évaluation des crédits de transfert, en déterminant de l'admissibilité et l'admission.
• Aider à la gestion du compte de courriel des admissions de CSJ ainsi qu'aux demandes de renseignement du personnel à l'adresse de courriel personnelle.

Soutien interrégional et soutien aux autres - 25%

• Évaluer et traiter les demandes d'admission aux programmes d'études du CSJ, y compris l'évaluation des crédits de transfert, en déterminant de l'admissibilité et l'admission.
• Aider à la gestion du compte de courriel des admissions de CSJ ainsi qu'aux demandes de renseignement du personnel à l'adresse de courriel personnelle.
• Effectuer diverses tâches liées aux programmes, à la programmation et aux admissions dans Campus Solutions et Slate.
• Assurer la sauvegarde de la Coordonnatrice des horaires des services aux étudiants dans les domaines suivants:

• Préparer et réviser les horaires des examens et assurer la liaison avec les directrices de programmes, et le bureau du registraire.
• S'assurer que tous les plans de cours soient fournis par les enseignants en vue des examens finaux et de l'archivage.
• Informer les enseignants des erreurs ou des conflits potentiels contenus dans les informations fournies aux étudiants concernant les examens finaux.
• Préparer des rapports statistiques relatifs aux inscriptions aux cours.
• Informer les instructeurs des procédures à suivre en ce qui concerne les examens.
• Répondre aux questions des enseignants et des étudiants concernant la programmation des examens.
• Récupérer une copie de chaque examen pour les archives.

Soutien à l'équipe - 10%

• Apporter un soutien permanent au responsable des programmes universitaires, de la planification et de la gouvernance.
• Fournir des informations au vice-doyen concernant les étudiants des programmes spécifiques.
• Participer à l'élaboration et à la mise à jour des procédures opérationnelles normalisées en ce qui concerne les questions relatives au premier cycle.
• Surveiller les examens, y compris les examens pour les étudiants bénéficiant d’accommodements, ainsi que d'autres tâches, le cas échéant.

Effectuer d'autres tâches en fonction des besoins.

Nous recherchons une personne possédant les qualifications suivantes :

• Diplôme de premier cycle, de préférence du Campus Saint-Jean de l'Université de l'Alberta.
• Trois ans d'expérience connexe dans un établissement d'enseignement postsecondaire.
• Bilingue : maîtrise du français et de l'anglais (à l'écrit et à l'oral).

Expériences recommandées :

• Formation/ateliers sur la gestion des élèves à risque.
• Excellente expérience de l'informatique, y compris des applications Microsoft Office.
• Expérience de la technologie des systèmes d'administration des étudiants (PeopleSoft - Campus Solutions) fortement recommandée.
• Familiarité avec les programmes Google.
• Orientation vers le service à la clientèle, compétences interpersonnelles, tact, esprit d'initiative et attitude positive axée sur la recherche de solutions.
• Excellentes aptitudes à la communication (orale et écrite), à l'interculturel, à l'organisation et à la résolution de problèmes.
• Connaissance pratique des politiques et procédures universitaires.
• Capacité à gérer et à hiérarchiser d'importants volumes de travail dans le respect de délais stricts.
• Capacité à travailler de manière indépendante et au sein d'une équipe intégrée.
• Aptitude avérée à maintenir la confidentialité lorsque l'on travaille avec des informations très sensibles.
• Expérience du travail avec des documents électroniques et des systèmes de gestion des dossiers.
• Engagement à contribuer à une culture de confiance, d'efficacité et d'exécution.

Les candidatures doivent inclure un CV et une lettre de motivation en français pour être prises en considération.Le Campus Saint-Jean est engagé pour une culture de confiance, d'efficacité et d'exécution. Dans votre lettre de présentation, veuillez nous dire ce que cela signifie pour vous. Les candidatures reçues sans lettre de motivation et/ou les candidatures reçues sans lettre de motivation comprenant une réponse à la question de la culture de la confiance, de l'efficacité et de l'exécution ne seront pas prises en considération.

À l'Université de l'Alberta, nous nous engageons à créer un processus d'embauche inclusif et accessible pour tous les candidats. Si vous avez besoin d'aménagements pour participer au processus d'entretien, veuillez nous en informer au moment de la réservation de votre entretien et nous ferons tout notre possible pour répondre à vos besoins.

 L'Université de l'Alberta s'engage à embaucher de manière équitable une main-d'œuvre diversifiée et inclusive. Nous accueillons les demandes de toutes les personnes qualifiées. Nous encourageons les candidatures des femmes, des membres des Premières nations, des Métis et des Inuits, des membres des groupes minoritaires visibles, des personnes handicapées, des personnes de toutes les orientation sexuelle ou identités et expressions du genre. et de tous ceux qui peuvent contribuer à la diversification des idées et de l'université.

*** En Anglais/In English***

Please note that as Campus Saint Jean is the Francophone faculty of the University of Alberta, applicants must be fluent in spoken and written French. Applications must be submitted in French to be considered.

This position is a part of the Non-Academic Staff Association of the University of Alberta (NASA).

This position offers a second language premium of 5% and a comprehensive benefits package, which can be viewed at: Faculty & Staff Benefits

The organization:  Campus Saint-Jean at the University of Alberta 

Campus Saint-Jean is a multicultural Francophonie within one of the most important and prestigious academic institutions in the world, the University of Alberta. It is a place of diverse culture and inclusion; a place of innovative and quality research and teaching; an institution of opportunity for all, offering higher education in French in Alberta, for Canada and the world. At Campus Saint-Jean, we are shaping the next generation of thinkers, researchers, teachers, doers, leaders, entrepreneurs, and executives who will serve the needs of the Francophonie within Canada's dual linguistic society; opening new horizons for a knowledge economy and responding to the call of the world's great challenges.

The position: Academic Student Advisor and Records Assistant

Campus Saint-Jean is looking for an Academic Student Advisor and Records Assistant who will contribute to the effective delivery and maintenance of the specialized programs within Campus Saint-Jean. The successful candidate will provide comprehensive, individualized assistance and academic advising to undergraduate students. The incumbent will also assist with admissions and transfer credit, academic scheduling, and other areas within the student services areas. The incumbent will work both independently and as a key member of the student services team while contributing to the service, enrollment management and community outreach goals of Campus Saint-Jean. The ideal candidate must have a working knowledge of issues related to the Freedom of Information & Protection of Privacy Act (FOIPP) and accommodation of students with disabilities as well as a passion to work one-on-one with students and contribute to effective processes. The advisors will work closely with more than 600 undergraduate students to provide advice on academic program requirements, academic performance and timetable management.

Select duties include:

Student Advising and Program Management - 40%

• Advises current students and staff about university and faculty policies and procedures regarding admission, registration, program planning, program completion, convocation, course withdrawals, academic standing, grades, deferred exams and FOIPP.
• Recognizes and refers students with severe personal difficulties to the appropriate counselors and/or agencies on campus

Records Assistance - 20%

• Reconciles accuracy of University Secretariats Notice of Course Program Circular with respect to changes proposed by Academic Planning Committee.
• Confirms and processes in PeopleSoft transfer credits to programs for courses completed at other post-secondary institutions.
• Accountable for continuous maintenance of student's academic records, ensures accuracy, and responsible for overall organization and operation of student's files in accordance with FOIPP regulations, including ensuring that filing is completed in a timely manner.
• Builds and manages the platform of the Academic advisement environment in PeopleSoft for all the programs offered at Campus Saint-Jean in compliance to the University calendar;
• Creates advisement reports for students;
• In conjunction with the External Relations team of CSJ, ensures the information regarding scholarships on the Website are accurate;
• Advises undergraduate students on exchange programs regulations and evaluates courses according to student academic programs.

Program Finalization, Graduation, Convocation - 5%

• Determines graduation eligibility and certifies degree completion for all undergraduate programs upon consultation and approval from the Vice-Dean.
• Advises students of course deficiencies and provides a program path to facilitate graduation 

Cross-area support and back-up - 25%

• Evaluates and processes applications for admission to CSJ degree programs, including assessing transfer credits, determining admissibility, and admitting.
• Assists with the management of CSJ Admissions Email Account as well as inquiries from staff to personal email address.
• Completes various program, scheduling, and admissions tasks in Campus Solutions and Slate.
• Acts as back-up for the Student Services Scheduling Coordinator in the following areas:
• Prepares and reviews examination schedules and liaises with section heads and the Registrar's Office.
• Ensures that all course outlines have been provided by instructors in preparation for final exams and archiving.
• Advises instructors regarding errors or potential conflicts contained in information provided to students regarding final exams.
• Prepares statistical reports related to course registrations.
• Informs instructors of the procedures to follow in regards to examinations.
• Answers questions from instructors and students regarding examinations scheduling.
• Collects a copy of each examination for historical records

Team Support - 10%

• Provides ongoing support to Manager, Academic Programs, Planning and Governance.
• Provides information to the Vice-Dean regarding program specific students.
• Assists with the development and maintenance of Standard Operating Procedures with respect to Undergraduate matters.
• Proctors exams including exams for students with accommodations, and others as required.

Other duties as required.

We are looking for someone with the following qualifications:

• Undergraduate degree, preferably from Campus Saint-Jean, University of Alberta.
• Three years related experience in a post-secondary institution.
• Bilingual: fluent in both French and English (written and oral).  

Recommended Experiences:

• Training/workshops in handling students at risk.
• Excellent computer experience including Microsoft Office applications.
• Experience with student administration system technology (PeopleSoft – Campus Solutions) strongly recommended.
• Familiarity with Google programs.
• Superior customer service orientation, interpersonal skills, tact, initiative and a positive, solutions-oriented attitude.
• Excellent communication (oral and written), intercultural, organization and problem-solving skills.
• Working knowledge of UofA academic policies and procedures.
• Ability to manage and prioritize large volumes of work in the face of strict deadlines.
• Ability to work independently as well as part of an integrated team.
• Demonstrated ability to maintain confidentiality when working with highly sensitive information.
• Experience working with electronic documents and records management systems.
• Commitment to contributing to a culture of trust, effectiveness, and execution.

Applications must include both a resume and a cover letter and be submitted in French to be considered.Campus Saint-Jean is committed to a culture of trust, effectiveness, and execution. In your cover letter, please tell us what this means to you.  Applications received without a cover letter and/or applications received without a cover letter that does include a response to the question of a culture of trust, effectiveness, and execution will not be considered.

The University of Alberta is committed to an equitable, diverse, and inclusive workforce. We welcome applications from all qualified persons. We encourage women; First Nations, Métis and Inuit persons; members of visible minority groups; persons with disabilities; persons of any sexual orientation or gender identity and expression; and all those who may contribute to the further diversification of ideas and the University to apply.

Note: Online applications are accepted until midnight Mountain Standard Time of the closing date.

We thank all applicants for their interest; however, only those individuals selected for an interview will be contacted.